Dossier : L’off-boarding ou bien préparer le départ de ses salariés

Tout comme l’on-boarding, l’off-boarding consiste à appliquer un parcours au sein de l’entreprise afin d’accompagner les collaborateurs qui souhaitent partir. Les raisons des départs sont multiples, mais certains d’entre eux peuvent avoir un impact négatif sur votre entreprise. Afin d’éviter cela, appliquer une procédure d’off-boarding peut rendre les départs moins compliqués et plus rapides.

Les points essentiels pour la mise en œuvre d’un bon off-boarding

1) Informer les collaborateurs du départ à venir

Pour un souci de transparence et afin d'éviter les rumeurs qui peuvent gâcher l’ambiance au bureau, le départ doit être annoncé. Les collaborateurs travaillant avec le concerné doivent être les premiers au courant. Ainsi, le tumulte et la confusion sont atténués au sein du service. 

2) Transférer les connaissances et compétences au successeur désigné

Si vous avez la possibilité de faire travailler les deux collaborateurs (celui qui part et celui qui arrive), faites-le. Cela permet au nouvel arrivant de mieux comprendre, d’une part les objectifs du poste et d’autre part, la manière de travailler. Le collaborateur qui part pourra mieux expliquer à celui qui arrive les ficelles du métier et les points important à retenir. Ainsi, les nuances et détails ne sont pas oubliés. Si le poste vacanr n’est pas encore pourvu, il faut que les salariés qui reprendront les dossiers, soient au courant d'un maximum d'éléments. Pour cela, une fiche de transfert des connaissances (mots de passe, contacts, devis en cours, etc.) peut être créée par celui qui s’en va, avec tout ce qu’il y à savoir sur les dossiers en cours.

3) Récupérer tout le matériel prêté et révoquer les accès

Lors de la procédure d’off-boarding, il faut récupérer tout le matériel qui a été prêté par l’entreprise au collaborateur. Vous devez pour cela vous munir de la check-list qui était fournie lors de l’on-boarding (s'il y en a eu un évidement). Les téléphones de fonction, l'ordinateur portable, le matériel technique, les cartes d’accès, etc. De plus, pour éviter tout risque de piratage de données, il faut penser à supprimer tous les accès au système de l’entreprise. La plupart des piratages informatiques proviennent tout simplement d'anciens employés mécontents.

4) Clôturer l’administratif

Il est impératif de rembourser toutes les notes de frais, solder tous les comptes. Et fournir tous les documents administratifs nécessaires. Cela évite les allers-retours inutiles d’un collaborateur qui part.

5) Faire un « exit interview » 

Cet entretien permet de connaître en détail les raisons du départ, de connaître ce qui peut être amélioré dans le service et pour le futur remplaçant. Le collaborateur ayant déjà un pied dehors n’aura pas peur de dire les choses, il sera plus honnête et ouvert. Cette "exit interview" montre que vous êtes à l’écoute et permet d'obtenir de précieuses informations et de mettre à jour la stratégie humaine de l’entreprise. Et surtout d’éviter de faire les mêmes erreurs (s'il y en a eu) avec les nouveaux collaborateurs.

6) Remercier

Remercier le collaborateur devant tous les autres pour le travail qui a été accompli est très important. Cela permet de garder de bonnes relations. Car même si il ou elle ne fait plus partie de l’entreprise, il s’agit tout de même d’un ambassadeur de l’entreprise, et peut-être un futur partenaire, client ou fournisseur. Ce qu’il dira de l’entreprise pourrait avoir d’énorme répercussion.

Ainsi l’off-boarding est un processus permettant de bien préparer le départ de ses salariés. En suivant les différents points présentés précédemment, les départs seront mieux gérés. Vous éviterez le stress des départs et la confusion. De surcroît un off-boarding bien géré, créé les meilleurs ambassadeurs pour votre entreprise.