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Secrétaire pôle dossiers patients (H/F)

CDI
59120 Loos
Santélys

Description du poste

Gestion des dossiers patients

  • Gère l’admission des nouveaux patients : réception et contrôle de la conformité et de l’exhaustivité des pièces du dossier patient, saisie dans le logiciel métier, demandes, relances et suivi des retours des pièces et informations manquantes ou erronées auprès des infirmières des unités ou du domicile, des patients, ou des centres hospitaliers
  • Assure le relais de la prestation avec les autres services en interne (pharmacie, logistique, biomédical, paramédical du service dialyse) ou en transversalité (suivi diététique, social, psychologique, éducation thérapeutique, traitement des déchets infectieux…)
  • Gère les mouvements des patients (modification du lieu ou de la technique de dialyse, sortie, greffe, décès)
  • Assure le classement et l’archivage des dossiers
  • Saisit les courriers médicaux des médecins
  • Assure l’intégration des courriers médicaux dans les logiciels médicaux

 

Facturation

  • Réceptionne, contrôle et comptabilise l’activité des IDE des unités et les relevés de dialyse des patients du domicile
  • Génère, valide, édite et télétransmet la facturation des séances de dialyse aux caisses d’assurance maladie
  • Gère les litiges de facturation avec les caisses
  • Traite les règlements des honoraires des IDE des unités
  • Traite les règlements aux patients des Indemnités Tierce Personne
  • Comptabilise les visites, consultations et téléconsultations médicales des néphrologues dans les unités et assure la facturation aux caisses
  • Alimente les différents tableaux de suivi d’activité du service

 

Tâches de secrétariat

  • Prend et gère les appels téléphoniques du standard du service, gère la messagerie électronique du service et réceptionne les fax, selon les plannings définis, et dans les plages horaires du service
  • Maîtrise l’organisation interne et transverse du groupe Santélys afin d’orienter les demandes de manière pertinente
  • Participe à la continuité du service (remplacement pendant les absences des autres secrétaires)

 

Communication/démarche qualité/vigilances

  • A un rôle d’écoute des patients, des médecins et des IDE, et dans ce cadre, recueille et remonte tous les besoins et attentes
  • Participe activement à la démarche qualité du service (certification HAS, ISO), applique toutes les procédures qualité du service
  • Participe à la démarche de gestion des risques (signalements FEI, participation à l’analyse et à la mise en place d’actions correctives)
  • Veille à la stricte application des règles d’identitovigilance et signale toute anomalie
  • Est tenu au secret professionnel et à la confidentialité

Profil recherché

Formation et expérience :

Ce poste est accessible à partir de formation administrative de niveau BAC +2

 

Compétences professionnelles requises :

  • Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel) et savoir s’adapter à toute application informatique (notamment les logiciels métiers et médicaux)
  • Expérience significative dans un poste administratif/facturation, de préférence dans le domaine de la santé
  • Avoir de fortes capacités d’adaptation, d’initiative
  • Être méthodique et rigoureux, savoir prioriser ses tâches

 

Compétences relationnelles :

Esprit de travail en équipe, sens de l’écoute, empathie vis-à-vis des patients, discrétion

 

 

Conditions générales d’exercice :

La fonction s’exerce sous la hiérarchie directe du responsable administratif du service et sous le contrôle du coordinateur du pôle patients du service dialyse.

Le poste est basé à Loos avec des déplacements ponctuels dans les unités de dialyse (voiture de service)

Secrétaire pôle dossiers patients (H/F)
CDI
59120 Loos