CHARGÉ.E DE CLIENTELE ET D’EVENEMENTIEL H/F
Description du poste
Tes missions principales s’articulent autour des 4 conventions d’affaires :
Tu seras chargé.e de gérer le suivi et l’accueil des participants des 4 événements. Tu seras la première personne que les participants rencontreront sur site, tu représenteras l’événement et la structure.
Les missions principales sont :
- Assurer le suivi des participants internationaux
Facturation
Réponse aux questions des participants (email et téléphone)
- En amont de l’événement
Etablir le cahier des charges de nos besoins pour l’accueil (hôte.sse, badge, scan des participants, statistiques de participation …).
Coordonner les prestataires et mettre en place les solutions.
Rédiger le brief et le planning hôte.sse.
Mettre à jour la partie marchande de sites web des événements – WooCommerce (création et mise à jour de produits, paramétrage des emails de confirmation d’inscription, création de coupon code…).
- Pendant l’événement :
Installer l’accueil de manière optimale.
Etre le référent de l’accueil et assurer une bonne gestion des flux.
Accueillir les participants et savoir les diriger et les renseigner.
Coordonner les hôte.sses sur les différentes missions (accueil, scan, vestiaire) et savoir les gérer afin de réagir en cas d’imprévus.
- Après l’événement
Etablir les statistiques de participations selon différents critères.
Faire le bilan des solutions et proposer des améliorations.
Relancer les paiements non reçus.
De plus, tu seras amené.e à intervenir sur les missions suivantes :
- Aider à la mise en place des plateformes de prise de rendez-vous :
Ajout et mise à jour des informations (conférences, speakers, sponsors, exposants)
Envoi de codes d’accès et assistance en cas de besoin
- Organisation des soirées de ces événements
Rechercher des lieux originaux et prestataires
Proposer des animations afin de dynamiser la soirée
Mettre en place la soirée et s’assurer de son bon déroulement
- Création PAO de visuels pour mettre en place la signalétique des événements (selon profil)
Pour finir, tu interviendras aussi sur l’organisation des animations d’Eurasanté :
- Conseil et coordination avec l’équipe projet à l’initiative de l’événement
- Gestion des prestataires, tels que traiteur, audio-visuel, lieu (recherche, demande de devis, suivi et coordination)
- Assurer la mise en place le jour de l’événement
Types d’événements organisés : Hackaton étudiant, vœux de début d’année, job dating, afterwork, barbecue, conférences de presse, événements digitaux etc.
Ce poste est à pourvoir dans la ville de Loos.
Profil recherché
Tu as dans l’idéal une formation en événementiel et/ou communication
Tu as une expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire
Tu as un très bon niveau d’anglais te permettant d’échanger avec nos participants internationaux à l’oral comme à l’écrit.
Tu es à l’aise avec l’outil informatique, des compétences sur la suite adobe est un plus.
Tu portes une attention particulière à l’orthographe et la grammaire.
Tu es une personne organisée, souriante, sociable et à l’aise à l’oral.
Apprendre et te former sur de nouveaux outils ne te fait pas peur.
Tu as le permis B et est véhiculé.
Des déplacements en France sont à prévoir.
Fourchette de salaire : Selon profil.
Si tu te reconnais dans ce profil et que les missions t’intéressent, rejoins-nous !
Plusieurs raisons de nous rejoindre:
CDD, temps plein, Horaires flexibles, Télétravail jusqu’à 50%. Carte déjeuner, mutuelle Formations internes proposées Une équipe vraiment sympa :)