CHARGÉ.E DE CLIENTELE ET D’EVENEMENTIEL H/F

Tes missions principales s’articulent autour des 4 conventions d’affaires :

Tu seras chargé.e de gérer le suivi et l’accueil des participants des 4 événements. Tu seras la première personne que les participants rencontreront sur site, tu représenteras l’événement et la structure.

Les missions principales sont :

- Assurer le suivi des participants internationaux

• Facturation

• Réponse aux questions des participants (email et téléphone)

- En amont de l’événement

• Etablir le cahier des charges de nos besoins pour l’accueil (hôte.sse, badge, scan des participants, statistiques de participation …).

• Coordonner les prestataires et mettre en place les solutions.

• Rédiger le brief et le planning hôte.sse.

• Mettre à jour la partie marchande de sites web des événements – WooCommerce (création et mise à jour de produits, paramétrage des emails de confirmation d’inscription, création de coupon code…).

- Pendant l’événement :

• Installer l’accueil de manière optimale.

• Etre le référent de l’accueil et assurer une bonne gestion des flux.

• Accueillir les participants et savoir les diriger et les renseigner.

• Coordonner les hôte.sses sur les différentes missions (accueil, scan, vestiaire) et savoir les gérer afin de réagir en cas d’imprévus.

- Après l’événement

• Etablir les statistiques de participations selon différents critères.

• Faire le bilan des solutions et proposer des améliorations.

• Relancer les paiements non reçus.

De plus, tu seras amené.e à intervenir sur les missions suivantes :

- Aider à la mise en place des plateformes de prise de rendez-vous :

• Ajout et mise à jour des informations (conférences, speakers, sponsors, exposants)

• Envoi de codes d’accès et assistance en cas de besoin

- Organisation des soirées de ces événements

• Rechercher des lieux originaux et prestataires

• Proposer des animations afin de dynamiser la soirée

• Mettre en place la soirée et s’assurer de son bon déroulement

- Création PAO de visuels pour mettre en place la signalétique des événements (selon profil)

Pour finir, tu interviendras aussi sur l’organisation des animations d’Eurasanté :

- Conseil et coordination avec l’équipe projet à l’initiative de l’événement

- Gestion des prestataires, tels que traiteur, audio-visuel, lieu (recherche, demande de devis, suivi et coordination)

- Assurer la mise en place le jour de l’événement

Types d’événements organisés : Hackaton étudiant, vœux de début d’année, job dating, afterwork, barbecue, conférences de presse, événements digitaux etc.

Ce poste est à pourvoir dans la ville de Loos.

• Tu as dans l’idéal une formation en événementiel et/ou communication

• Tu as une expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire

• Tu as un très bon niveau d’anglais te permettant d’échanger avec nos participants internationaux à l’oral comme à l’écrit.

• Tu es à l’aise avec l’outil informatique, des compétences sur la suite adobe est un plus.

• Tu portes une attention particulière à l’orthographe et la grammaire.

• Tu es une personne organisée, souriante, sociable et à l’aise à l’oral.

• Apprendre et te former sur de nouveaux outils ne te fait pas peur.

• Tu as le permis B et est véhiculé.

Des déplacements en France sont à prévoir.

Fourchette de salaire : Selon profil.

Si tu te reconnais dans ce profil et que les missions t’intéressent, rejoins-nous !

Plusieurs raisons de nous rejoindre:

CDD, temps plein, Horaires flexibles, Télétravail jusqu’à 50%. Carte déjeuner, mutuelle Formations internes proposées Une équipe vraiment sympa :)