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Assistant administrative pédagogique (H/F)

CDI
59120 Loos
Institut supérieur d'Ostéopathie

Description du poste

En interaction permanente avec la direction, les coordinateurs pédagogiques, le chargé 
de communication et la comptabilité, l’assistant(e) des Etudes et de la qualité de l’Ecole aura 4 
principaux axes de travail :
1. L’assistance administrative des études
• Participer à la planification des enseignements et des examens, en lien avec les coordinateurs 
et responsables pédagogiques
• Diffuser les emplois du temps aux étudiants et enseignants
• Assurer la gestion administrative des données des étudiants en suppléance de la comptabilité
(dossiers d’inscriptions, mise à jour des bases de données, saisie et communication auprès des 
coordinateurs pédagogiques des absences/écarts au règlement, certificats de scolarité, 
notes..)
• Réaliser les enquêtes de satisfaction des étudiants au regard des enseignements de l’Ecole
• Archivage et numérisation des documents journaliers dans une démarche Qualité
2. La gestion logistique
• Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques : recueillir les besoins, gérer la réservation 
des salles et matériels et modifier les attributions de salles si nécessaire.
• Veiller à la bonne organisation et au lancement des examens (evalbox) en lien avec les 
coordinateurs pédagogiques
• Participer à l’organisation et à la préparation logistique de divers évènements en lien avec le 
chargé de communication de l’Ecole (journées « tests », journées portes ouvertes,
soutenances de fin d’études, cérémonie de remise de diplôme, etc...)
3. L’accueil et l’interface avec l’extérieur
• Accueillir, renseigner (mails et appels) ou orienter des personnes (enseignants, étudiants, 
parents, prestataires, etc.)
• Réceptionner les commandes.
• Assurer le lien avec les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables 
pédagogiques et la direction.

La Qualité, l’hygiène et la sécurité
• Coordonner et Assurer que les processus nécessaires au fonctionnement de l’établissement 
et du SMQ sont établis, mis en œuvre et entretenus.
• Assurer la communication interne à propos du SMQ et le suivi des non-conformités
• S’assurer du suivi des indicateurs par les pilotes de processus.
• Rédiger et faire vivre le manuel qualité.
• Assurer la planification, et le suivi des audits internes. Le cas échéant, leurs réalisations.
• Assurer le bon respect des normes d’hygiène et sécurité (référent du domaine)
• Veiller à la formation du personnel en matière de qualité et de sécurité (en lien avec la 
direction)
• Organiser les exercices incendies
• COVID : réceptionner, traiter, et suivre les mails et appels des étudiants positifs ou cas 
contacts (référent du domaine).

Profil recherché

PROFIL RECHERCHE
• Bac + 2 minimum exigé, type BTS assistant manager ou formation assimilée + formation 
dans le domaine de la Qualité
• Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique de l’Ecole (Hyperplanning, 
evalbox…)
• Maitrise avancée des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, Outlook)
• Maîtrise de la grammaire, de l’orthographe, et de l’expression orale
• La connaissance de l’enseignement supérieur et des normes de contrôle qualité 
inhérentes aux agréments des Ecoles privées d’ostéopathie serait un plus
QUALITES REQUISES
• Sens du relationnel, de l’organisation et des responsabilités
• Rigueur et adaptabilité
• Dynamisme et polyvalence
• Esprit d’équipe et bienveillance

Assistant administrative pédagogique (H/F)
CDI
59120 Loos