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Office manager (H/F) - Lille

CDI
59000 Lille
INOPIA FINANCE

Description du poste

Inopia Finance est un cabinet de recrutement situé sur Lille et spécialisé depuis 30 ans dans les métiers de la comptabilité, gestion de la paie et contrôle de gestion.

Le cabinet de recrutement Inopia Finance, recherche pour le compte de son client Groupe de communication situé sur LILLE, un office manager (H/F) dans le cadre d'un CDI.

Rattaché au Directeur Administratif et Financier, vos missions sont les suivantes :

· Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes...

· Traiter et transmettre les décisions, les notes de service

· Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, ...)

· Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents

· Établir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons

· Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules, de café, de la machine à affranchir...

· Gérer l'accueil des clients, fournisseurs et transporteurs/livreurs

· Activités de secrétariat, classement du courrier, traitement de texte, courrier électronique, mise à jour de fichiers, prise de messages

· Gestion de coursiers, réservation de salles, organisation de réunions et de conférences, organisation du planning des véhicules de sociétés, gestion du courrier entrant et sortant...

· Veiller à la propreté et à l'harmonie des lieux communs (coin repas, bibliothèque, salles de réunions, espace d'accueil...)

· Être en veille, pour les structures présentes sur le site, sur les missions et les changements d'organisation

· Assister le service administratif et comptable (Gérer le flux de factures fournisseurs entre les services commerciaux et la comptabilité, saisie des factures fournisseurs, gérer les fiches de frais des collaborateurs, Mettre à jour la matrice de facturation, tâches diverses...)

· Renseigner les relances fournisseurs

· Gérer le Poste Clients : Facturation, Relances

Profil recherché

Compétences requises :

Connaissance indispensable des outils bureautiques Office Word, Excel

Compétences en matière de saisie comptable.

Rémunération de l'ordre de 24-28KEUR selon profil + Tickets Restaurants et RTT

Poste accessible en transports en commun.

Office manager (H/F) - Lille
CDI
59000 Lille