SECRETAIRE ECOLE DES SAGES-FEMMES CDD 3 mois à 50 % H/F

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

DIRECTION DE RATTACHEMENT : Direction des Ressources Humaines

METIER DE RATTACHEMENT : Secrétaire

GRADE : Adjoint administratif principal 2ème classe

SECTEUR D’AFFECTATION : Institut GERNEZ RIEUX

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :

Hiérarchique N+1 : directrice école de sage-femme

Hiérarchique N+2 : coordonnateur général des formations  

HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE:

TYPE DE ROULEMENT: Jour

BASE HORAIRE : base 35 h

MISSION PRINCIPALE

Assurer le secrétariat administratif de l’école de sages-femmes et assister la directrice et les sages-femmes enseignantes dans leurs différentes missions. L’activité du secrétariat est un point central dans le fonctionnement de l'école.

TÂCHES

Assurer l’accueil téléphonique :

Répartir les appels et transmettre les messages aux heures d’ouverture du secrétariat. Consulter le répondeur téléphonique et assurer la transmission des messages aux personnes concernées à chaque prise de poste. Brancher le répondeur et fermer le secrétariat aux pauses et à la fin de journée.

Assurer l’accueil physique des personnes se présentant à l’école :

Etudiants, enseignants vacataires...

Assurer l’organisation des stages en autonomie (en lien avec les SFE) :

 Faire les demandes prévisionnelles et suivre les retours. Remplir les tableaux de roulements et les envoyer aux cadres et     remplir les tableaux pour affichage aux étudiants. Envoyer les répartitions de stages à la DAMHU. Rédiger les conventions de stages. Suivre les envois et les retours.

Tenir à jour le tableau des coordonnées de stages 

Assurer l’organisation de l’enseignement théorique avec la SFE référente : Contacter les enseignants pour la programmation des interventions. Etablir les plannings de cours pour affichage aux étudiants. Faire les rappels de cours aux enseignants si besoin.

Gérer les dossiers des étudiants :

Efectuer l’inscription administrative des étudiants auprès des différents organismes (Université, Conseil Régional,…). Etablir des attestations (transport, certificat de scolarité,…). Recueillir et envoyer les documents des étudiants pour leur inscription au Conseil National de l’Ordre des sages-femmes.

Mettre à jour les outils pédagogiques :

Calendriers, tableaux d’affichage, rapports de stage, tableaux de notes, comptes d’actes… Participer aux missions de direction :

Prticiper à la constitution d’agrément des écoles de sages-femmes, participer à la préparation du budget de l’école,…

Reporter les absences d’étudiants :

Inscrire sur la fiche d’absence et prévenir la SFE. Prévenir le lieu de stage le cas échéant.

Distribuer et récupérer le matériel :

Ordinateur portable, les feuilles d’émargement et les clés des salles de cours.

Déposer, récupérer et gérer le courrier.

Faire les déclarations d’AES et d’accident de travail pour les étudiants en ESMa 2 et 3.

Organiser la remise des diplômes :mettre jour les bases de données des invités. Envoyer les cartons d’invitation. Réserver les salles et la prestation pour le cocktail.

Archiver et classer :

Eiminer les archives. Créer une procédure d’archivage pour le service.

Participer aux Conseil Technique, Conseil de discipline et Réunion pédagogique :

Préparer les réunions avec envoi des pièces à consulter. Prendre des notes et rédiger les comptes rendus.

Gérer les frais de déplacements de l’équipe :

Déclarer les déplacements de l’équipe. Rédiger et gérer les ordres de mission des membres de l’équipe.

Gérer la réservation des salles :

Réserver les salles pour les examens, les réunions, les jurys d’examen,…

Gérer les commandes de matériels :

Faire et suivre les commandes de matériel.

Participer aux enquêtes régionales et nationales :

Recueillir les données concernant les étudiants. Envoyer les données aux différents organismes (ARS, DREES,…)

Gérer la rémunération des enseignants : Envoyer les tableaux et les pièces justificatives à la DRH et la DAMHU

Participer à la création des dossiers de rémunération en lien avec la DAMHU pour les étudiants en ESMa 4 et 5

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

 - Coordonnateur général des formations et de la recherche paramédicale

- Directeur des Ressources Humaines, Direction des affaires hospitalo-universitaire

- Professionnels de santé

- Etudiants

- Intervenants internes/externes

EVOLUTION PROFESSIONNELLE

- Adjoint des cadres

- Attaché d’administration hospitalière

Le candidat doit etre titulaire d'un diplôme de secrétariat

SAVOIRS ATTENDUS

Avoir une bonne maîtrise de l’outil l’informatique et des logiciels spécifiques

Avoir une bonne connaissance de la réglementation relative à la scolarité, en particulier sur les inscriptions administratives et pédagogiques, les demandes d’admission préalables, les examens et le cursus d’études, les bourses et les stages.

Avoir une bonne vitesse de frappe

Maîtriser l’orthographe et la grammaire

Connaitre la terminologie médicale

SAVOIRS FAIRE ET SAVOIR ETRE ATTENDUS

En terme de savoir-faire : Savoir prendre des initiatives et faire preuve d’organisation

 En terme de savoir être :

• Sens des responsabilités
• Très bonne capacité et aisance relationnelle
• Rigueur
• Discrétion
• Assiduité et ponctualité
• Sens du travail en équipe
• Diplomatie
• Disponibilité
• Etre Capable de s’adapter et d’être polyvalent