Rédacteur Marchés H/F

Poste à pourvoir sous statut de la FPH ou en CDI

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

DEPARTEMENT DE RATTACHEMENT : Département des Ressources Physiques

DIRECTION DE RATTACHEMENT : Direction des Achats

METIER DE RATTACHEMENT : Assistant Expert

GRADE : Adjoint des cadres hospitaliers (catégorie B)

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : Hiérarchique N+1 : Responsable marchés, Hiérarchique N+2 : Coordonnateur de la commande publique

HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE:

TYPE DE ROULEMENT: Fixe

BASE HORAIRE : 39h

CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES: 8h00/17h00 ou 9h00/18h00

MISSION PRINCIPALE

Il a pour mission principale au sein du GHT de conduire et sécuriser les procédures, rédiger les pièces marchés et conventions, d’en assurer la gestion administrative et veiller au bon déroulement de celles-ci dans le respect des règles de la commande publique et plus particulièrement du Code de la Commande Publique.

Il a un rôle de conseil auprès des porteurs de dossiers d’achats, appartenant aux filières d’achat du GHT, en les accompagnants dans le cadre de son expertise dans les différentes étapes de la procédure, le plus en amont possible.

L’assistant en charge de la rédaction des marchés contribue à la performance de l’achat par l’application des directives reçues en matière de politique d’achat et la maîtrise de la gestion administrative de la procédure et de ses délais.

TACHES PRINCIPALES

- Planification et préparation des différentes consultations avec les acheteurs :

o Elaborer en lien avec le porteur du dossier, la note de cadrage du marché ;

o Elaborer, anticiper et suivre les calendriers des procédures en lien avec le porteur du dossier;

o Suivre et anticiper les dates d’échéance des marchés et alerter sur les dates de relance des consultations ;

o Actualiser les outils nécessaires au suivi des marchés et des procédures : tableau de suivi, plannings.

- Participation active au processus d’achat :

o Communiquer les éléments et les conditions de réalisation du marché en cours, dans le cadre de l’étude préliminaire du marché par le porteur du dossier;

o Participer avec le porteur à la définition et l’articulation des clauses du dossier de consultation (allotissement, durée du marché, clauses sur les prix, critères de jugement des offres…) ;

o Informer sur les procédures et obligations en matière de commande publique ;

o Préconiser la procédure de marché la plus adéquate en fonction du besoin exprimé.

- Mise en oeuvre de la procédure de marché :

o Constituer et rédiger le dossier de consultation via l’outil rédactionnel Marco en soutien du porteur, formaliser les notes de cadrage, le rapport d’analyse et les préconisations, en incluant les gains achats et budgétaires réalisés le cas échéant (identification du compte budgétaire)

o Contrôler et appliquer les règles, procédures, normes et standards dans son domaine d’activité

° S’assurer de la publication des marchés

o Procéder à la notification dématérialisée des marchés et veiller à leur transmission aux gestionnaires comptables, aux établissements concernés et à la recette des finances

o Préparer et traiter les courriers, dossiers, notes et documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) y compris les courriers de réponse aux fournisseurs non retenus ou demandes d’explications.

- Suivi de l’exécution du marché en lien avec le porteur de dossier

o Rédiger les actes postérieurs à la notification : reconductions, avenants, en lien avec les services concernés,

o Enclencher le processus de reconduction des marchés,

o Participer à l’évaluation des fournisseurs.

- Gestion administrative des différentes étapes des marchés

o Période de consultation :

? Saisir les données nécessaires à l’élaboration d’un marché,

? Rédiger et mettre en forme des documents relatifs à son domaine de compétence,

? Diffuser les documents des marchés sur le Sharepoint GHT

? Mettre à jour les tableaux récapitulatifs,

? Préparer les parapheurs aux différents stades de la procédure.

o Conclusion du marché

? Rédiger et transmettre les courriers aux sociétés non retenues,

? Envoyer par voie dématérialisée le marché aux titulaires avec notification,

? Rédiger la fiche de liaison et la fiche de recensement,

? Effectuer l’avis d’attribution de marchés,

? Transmettre sur les espaces partagés aux Directions métier et établissements concernés concernées tout document et information adéquate nécessaire à l’exécution.

°Exécution du marché

? Rédiger des décisions, des avenants, des titres uniques de nantissement et adresser les documents correspondants au(x) titulaire(s)

- Sécurisation de l’archivage des dossiers

o S’assurer de l’archivage des dossiers et de leur sécurisation,

o Participer au processus de dématérialisation des marchés

SAVOIRS

Connaissance générales : Classement, archivage

Connaissances approfondies : Droit de la commande publique, logiciel dédié à la gestion des marchés

Connaissances détaillées : word, excel, gestion des méthodes et processus de l'achat public, maitrise de la construction des tableaux de bord et planning

SAVOIR-FAIRE

- Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier,

- Etre ouvert aux nouvelles techniques de communication,

- Identifier, analyser, synthétiser et prioriser les informations relevant de son domaine d’activité professionnel,

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence,

- Travailler en autonomie avec rigueur et méthode,

- Utiliser une procédure, un code, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine.

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

- Conseiller et orienter les choix d’une personne ou d’un groupe relatifs à son domaine de compétence,

- Savoir faire preuve d’ouverture d’esprit et avoir un goût prononcé pour l’information,

- Travailler en équipe pluridisciplinaire,

- Savoir anticiper les besoins.

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

En interne :

Les référents Marchés et la coordonnatrice de la commande publique du GHT

Les porteurs de dossiers

Les pilotes et co-pilotes des filières d’achat du GHT

Les secteurs comptabilité

La Cellule de Conseil, de Contrôle et d’Evaluation (CCCE)

La Cellule de Contrôle Interne, budgétaire et comptable (CIBC)

En externe?

Les fournisseurs

La Recette des finances du CHU de Lille

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

Peut être amené à être mobile vers les établissements du GHT (tenue de réunion, par exemple)

FORMATION INITIALE REQUISE

BTS, DUT : Droit/ Administration/ Gestion/Commande publique

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Expérience confirmée dans le domaine de la commande publique, 3 années d’expériences seraient un plus

Connaissance du secteur hospitalier et solides bases en droit public (Code de la Commande Publique) nécessaires