COORDONNATEUR DES SECRETARIATS MEDICAUX

La mission s’inscrit dans une direction regroupant plusieurs équipes 

• Coordination des secrétariats médicaux
• Conseil en organisation
• Plateforme téléphonique
• Contrôle de gestion

Dans le versant performance des organisations et des projets, elle est notamment chargée de coordonner, piloter ou accompagner des projets de transformation des organisations visant à améliorer le service rendu aux patients et la performance. Elle contribue à la mise en œuvre des chantiers prioritaires du projet d’établissement : l’accueil, l’accessibilité, le virage ambulatoire, la démarche zéro papier….

L’équipe coordination des secrétariats médicaux a pour mission de contribuer à l’organisation et à l’optimisation des activités et des pratiques des secrétariats médicaux au sein de l’établissement.

MISSIONS PRINCIPALES

• Conseiller les responsables de pôles sur l’optimisation de l’organisation des secrétariats médicaux.
• Accompagner le recrutement et la formation des AMA, veiller au respect des bonnes pratiques professionnelles en coordination avec les cadres de santé ayant en charge leur management hiérarchique.
• Contribuer, piloter et/ou mettre en œuvre des projets institutionnels ayant pour objectifs l’optimisation des outils et usages de la bureautique médicale, la qualité du dossier patient, l’amélioration de l’accueil et de l’accessibilité pour les patients, le développement des services numériques.

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion de projet :

• Participer à l’élaboration et à la conduite de projets institutionnels
• Accompagner les pratiques professionnelles : outils, formation, référentiels de bonnes pratiques
• Réaliser des analyses organisationnelles et études de charges de travail permettant de conseiller les responsables de pôle
• Organiser, animer des groupes de travail dans son domaine d’activité, en lien avec l’encadrement des pôles.

Expertise métier :

• Contribuer à la conception, formalisation et supervision de l'application des protocoles, procédures, chartes et modes opératoires relatifs à son domaine
• Contrôler la qualité des prestations des secrétariats médicaux, dans son domaine d'activité
• Harmoniser les pratiques des secrétariats médicaux, formaliser les bonnes pratiques, rédiger des référentiels métiers
• Contrôler le respect des bonnes pratiques, élaboration et mise en œuvre de plans d'action
• Contribuer à l’évaluation de la politique de recrutement, des tests et passation des épreuves de sélection des nouvelles recrues
• Définir un parcours de formation intra-CHRU pour les nouvelles arrivantes et animer des modules au sein de ce parcours professionnalisant
• Assurer une veille technique et juridique relative à son domaine d’activité et faire la synthèse des données pertinentes en direction des équipes opérationnelles terrain

Pilotage d’activité :

• Elaborer des tableaux de bord et de suivi d'activité dans son domaine de compétences
• Collecter, vérifier, analyser des indicateurs d'activité et des indicateurs qualité relatifs aux secrétariats médicaux

Ce poste est à pourvoir dans la ville de Lille.

• Expérience minimum de 5 ans en qualité de secrétaire médicale
• Bac + 2 minimum en management et/ou expérience professionnelle en animation d'équipe ou Bac Sciences médico-sociales et/ou diplôme de secrétariat médico-social

• SAVOIR-FAIRE

  • Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence
  • Élaborer et argumenter des scénarii/ des solutions acceptables à des problèmes relevant de son domaine de compétence
  • Coordonner les évolutions des applications de son domaine en fonction des besoins des utilisateurs, de la réglementation et des évolutions technologiques
  • Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
  • Utiliser les logiciels métiers
  • Utiliser les outils bureautiques/TIC
  • Conduire et animer des réunions
  • Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
  • Présenter et argumenter sur une action, un projet auprès d'un groupe de professionnels
  • Accompagner et former les nouveaux arrivants
  • Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence

• SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

  Correspond aux savoir-être, aux manières de servir (Exemples : Capacité à travailler en équipe, capacité d’adaptation, capacité à adopter un comportement adapté dans ses relations avec autrui, …). Toujours sujets à l’évaluation.

  • Capacité d’analyse, de synthèse et de retransmettre / pédagogie
  • Capacité à adopter un comportement adapté dans ses relations avec autrui.
  • Capacité d’adaptation et de prise de recul
  • Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
  • Aisance relationnelle
  • Discrétion