Coordinateur des plateaux comptables H/F

Dans le cadre d’un regroupement des cellules comptables du CHU en un lieu unique, a été créé en 2020 un plateau comptable regroupant les gestionnaires dédiés aux dépenses d’exploitation et principalement au traitement des factures de biologie, pharmacie, et services logistiques. Une seconde phase de regroupement s’est déroulée second semestre 2023 avec le regroupement des gestionnaires dédiés aux commandes et dépenses d’investissement (équipements médicaux, non médicaux, informatiques et travaux-constructions) et d’infrastructure (maintenances, locations, fournitures, petits équipements, prestations).

Ce plateau regroupant 19 personnes sous la responsabilité d’un adjoint des cadres a en charge un peu plus de 90 % des flux de factures du CHU (137 000 factures annuelles). Ce service est co-piloté par la Direction des Finances et la Direction des Ressources Physiques

MISSIONS PRINCIPALES 

Sur le volet encadrement il/elle assure en autonomie : 

• Coordination et encadrement d’un pool d’une vingtaine de gestionnaires : répartition du travail, réunions de services et suivi de l’activité
• Gestion de l’organisation du travail, des congés et du planning de télétravail 
• Proposition du recrutement et montées en compétences
• Evaluations annuelles
• Force de proposition sur l’évolution des outils et l’optimisation des tâches confiées 

Sur le volet comptable, il/elle assure la responsabilité de la bonne exécution des missions suivantes :       

• Coordination administrative de la comptabilité exploitation : Suivi de la gestion des factures sur l’ensemble des champs : de biologie, pharmacie, services logistiques (alimentation, transports, fournitures).
•  Coordination administrative de la comptabilité investissement : commandes et factures sur l’ensemble des champs : équipements médicaux, non médicaux, informatiques, travaux. 
• Mise en place des tableaux de bord liés à l’activité de l’équipe et répartition des missions en conséquence. 

• Coordination des missions d’opérations courantes et de clôture des comptes prises en charge par le plateau comptable : 

- Gestion du flux de factures et avoirs sur chaque secteur, gestion des recettes,

- Gestion de la relation fournisseur : circularisation, gestion des relances, litiges,

- Lien avec les secteurs techniques et de réception : suivi des commandes en attente de réception, relances, animation des réunions mensuelles.

- Consolidation et suivi des opérations de clôture : écritures de rattachement de fin d’exercice (factures non parvenues, produits constatés d’avance et produits à recevoir).

- Le suivi des fiches d’inventaire (4 000 fiches pour un montant de 97 M€ en 2021) ;

- Le suivi et la formalisation des décisions d’intégration (60 M€ en 2021) ;

- Missions spécifiques : traitement et suivi des factures de frais d’étude.

-Optimisation des processus : rapprochement automatique des factures.

- Le suivi et le recouvrement des subventions d’investissement en lien avec les directions opérationnelles et la direction des Finances ;

- Le suivi et l’enregistrement des cessions d’actif ;

- Le suivi de l’inventaire physique et de l’inventaire métier en lien avec les directions (1300 M€, 88 000 fiches d’inventaire)

- Le suivi de la comptabilité programme (81 M€ en 2021)

- Le contrôle des durées d’amortissement et comptabilisation de la dotation aux amortissements annuelle. 

• Formalisation des procédures et formation des gestionnaires 

• Participation à la certification des processus de comptabilité (diffusion du guide des bonnes pratiques, écritures de procédures comptables, construction du guide de révision, développement de l’audit interne) : Interlocuteur privilégié du Commissaire aux comptes sur le contrôle interne et opérations comptables du domaine investissement et infrastructures. 

• Traitement des anomalies (rejets et suspensions) en lien avec la Trésorerie Hospitalière.

Ce poste est à pourvoir dans la ville de Lille.

SAVOIR-FAIRE 

• Gestion d’équipe pluridisciplinaire
• Connaître et maîtriser les mécanismes de la comptabilité
• Maîtrise des systèmes d’information
• Utiliser les outils informatiques en particulier Excel, BO
• Analyser des tableaux chiffrés et les mettre en perspective
• Connaissance approfondie du logiciel GEF 

SAVOIR-ETRE 

• Analyser
• Anticiper
• Communiquer
• Réagir à diverses situations
• Réactivité
• Ecoute
• Disponibilité