Assistante de direction H/F

En tant qu'assistante de direction pour la direction de l'Hôpital Fontan :

 L’assistant(e) assure pour le directeur, les Cadres gestionnaires, le Cadre supérieur de pôle et l’Adjoint au coordonnateur de site, la gestion du temps et de l’agenda (programmation des réunions, des rendez-vous, réservation et gestion des salles), les activités de traitement et de transmission de l'information, le suivi de dossiers sensibles.

 Programmation des instances du Pôle (bureaux, conseils, comités managériaux et trios ainsi que les réunions de coordination de site), la préparation et la diffusion des projets d’ordres du jour.

 Sous la responsabilité l’Adjoint au coordonnateur de site, elle assure le suivi des hospitalisations sous contrainte en lien avec les Cadres Gestionnaires du Pole, contrôle des documents lors de l’admission des patients, rédaction des décisions administratives, saisine du Juge des Libertés et de la détention, transmission des certificats à l’ARS et au TGI, ordonnances du Juge.

 Gestion administrative de la communication des dossiers médicaux, en lien avec la Direction des Affaires Juridiques.

Accompagnement du directeur de pôle dans le suivi de la transversalité métier « psychologue » au CHU de Lille.

 TACHES PRINCIPALES

 Secrétariat 

• Gestion quotidienne de l’agenda et des rendez-vous
• Organisation et préparation des réunions
• Rédaction et gestion de courriers
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Gestion des fournitures, matériels de bureau
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Accueil physique et prise en charge des usagers et/ou autres publics

Gestion administrative

• Suivi de décisions individuelles
• Suivi de demandes administratives

Gestion Ressources Humaines

• Contrôle et gestion des conventions de stage des psychologues
• Gestion des congés et absences
• Gestion des déplacements

 Gestion documentaire

• Gestion des droits d’accès à l’espace partagé informatique
• Classement et archivage numérique des documents
• Diffusion de la documentation

Ce poste est à pourvoir dans la ville de Lille.

Connaissances exigées en bureautique , techniques de communication (accueil physique et téléphonique), classement et archivage numérique. 

• Diplômé.e d'un BTS secrétariat de direction / DUT gestion des entreprises et des administrations
• Une formation juridique constituerait un plus

SAVOIRS FAIRE

• Elaborer, adapter et optimiser un planning de rendez-vous et de réunions
• Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à sa direction
• Rechercher et vérifier les éléments d’information auprès des interlocuteurs concernés
• Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques
• Maitriser les outils bureautiques, numériques ainsi que les outils métiers nécessaires
• Mettre en forme des notes, diaporamas, documents et ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Travailler en équipe et en réseau professionnel
• Avoir une aisance orale et un bon sens du contact
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

• Sens du relationnel, de l’écoute
• Discrétion
• Rigueur, sens de l’organisation
• Esprit d’équipe
• Esprit d’initiative et de synthèse
• Sens de l’anticipation/réactivité
• Capacité d’adaptation