Assistant médico administratif H/F

L’assistant(e) médico-administratif (ve) assure le fonctionnement des secrétariats médicaux. Elle est notamment chargée de la gestion administrative des données des patients et contribue à la délivrance des renseignements d'ordre général, dans leur domaine de compétence.

L’assistant(e) médico-administratif (ve) contribue au déroulement de la consultation sous la responsabilité du médecin.

L’assistant(e) médico-administratif (ve) gère notamment l’ensemble des flux d’information et assure la coordination et la transmission des informations entre les différents interlocuteurs médicaux, paramédicaux et le patient.

Elle assure aussi les activités administratives spécifiques à son domaine d’activité et la facturation des dossiers de patients.

Elle est souvent le premier contact du patient avec le service des consultations lors de la prise de rendez-vous.  Elle se doit donc dès l’accueil du patient faire preuve d’écoute, de disponibilité attentive et continue.

TACHES PRINCIPALES

• Secrétariat de Consultations d’Anesthésie et de la Douleur :
  • Gestion des plannings des médecins,
  • Accueil téléphonique et physique des patients,
  • Accueil administratif

• Etat civil du patient en fonction des règles d’identitovigilance du CHU
• Codification des actes et suivi de facturation
• Identification des débiteurs : Assurance Maladie, Complémentaire santé, Particulier etc.
• Identification et repérage des situations de précarité, alerte au service social
• Prise en charge de la gestion administrative et de la facturation des dossiers
• Gestion des mouvements d’entrées, sorties et des transferts de patients
• Encaissement des recettes liées aux soins et aux suppléments
• Etablissement des journaux de caisse ou des quittanciers
• Vente et encaissement des prestations hôtelières
• Gestion des compte- rendus / envoi du courrier
• Prise en compte des remarques et plaintes
• Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes-rendus médicaux,
• Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion, archivage, mise sous pli et envoi courriers),
• Planification des consultations de suivi de patient, 1ers RDV, consultations multidisciplinaires,
• Accueil téléphonique et gestion des communications destinées aux médecins,
• Liaison entre le corps médical et administratif en transmettant les informations qu’elle reçoit de part et d’autre (certificat de décès, d’hospitalisation),
• Tri et archivage des dossiers médicaux.
• Réception et tri du courrier adressé aux différents responsables médicaux du Service,
• Traitement des demandes par mails des médecins.

Ce poste est à pourvoir dans la ville de Lille.

FORMATION INITIALE REQUISE

• BAC Sciences Médico-Sociales,
• BAC Spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat.

SAVOIR-FAIRE REQUIS 

• Attitude adaptée à toute situation
• Aisance téléphonique
• Réactivité, rapidité et anticipation dans l’exécution des tâches.
• Esprit d’initiative.
• Sens des responsabilités, dynamisme et rigueur nécessaires au bon fonctionnement du service
• Maîtrise parfaite de l’orthographe de la langue française et maitrise de la terminologie médicale
• Posséder le sens de l’organisation
• Respect du secret professionnel et des règles de confidentialités
• Maîtrise de l’outil informatique : SIH, Windows, Word, Excel, Power Point, messagerie Outlook, Reference (GAM et/ou GIP-GML), Nova, SRDV, sillage DM
• Notions d’anglais
• Souplesse horaire et organisationnelle dans le cadre du fonctionnement du pôle

SAVOIR-FAIRE RELATIONNEL

• Communiquer et travailler en équipe pluridisciplinaire
• Autonomie, réactivité et d’adaptation face aux situations urgentes et/ou imprévues,
• Communication et relation adaptées avec l’usager et les professionnels,
• Ecoute du patient et accompagnement de celui-ci (empathie en tenant compte du contexte de douleur chronique qui le fragilise),
• Discrétion professionnelle indispensable
• Participation à la vie de l’unité et dans les transversalités du pôle
• Accueil, accompagnement, tutorat des étudiants et des nouveaux recrutés.