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Secrétaire Qualité / Gestion des Risques

CDI
59120 Loos
SANTELYS ASSOCIATION

Description du poste

Le(la) secrétaire Qualité / Gestion des Risques assiste les coordonnateurs qualité dans les domaines suivants :

    • La gestion documentaire informatisée :

    o   Participation à la création et à l’actualisation des documents qualité : saisie, mise en forme des documents, orthographe,…

    o   Gestion quotidienne du logiciel de gestion documentaire : actualisation des portails, paramétrage des accès, édition des rapports, réponse aux questions des utilisateurs …

    • La gestion informatisée des fiches de signalement d’incidents :

    o   Réalisation des requêtes et des rapports, réponse aux questions des utilisateurs …

    • L’organisation des réunions des différentes instances qualité et gestion des risques (RDD, CQGRV, COPIL, CDU, CLIN,…) :

    o   Création et suivi des check-lists

    o   Préparation logistique des réunions : réservation des salles, commande des repas, installation des salles et matériels,…

    o   Rédaction et envoi des convocations

    o   Sollicitation des intervenants

    o   Préparation et remise en forme du powerpoint

    o   Préparation des documents à remettre aux participants

    o   Rédaction et diffusion des comptes-rendus aux participants

 

LaLes tâches relatives au fonctionnement et à l’activité du service qualité et gestion des risques :

 

  • En coordination avec la 2ème secrétaire du service, elle assure également :

o   l’accueil téléphonique et physique du service

o   la préparation, la participation et le suivi des réunions de service (convocations, comptes-rendus)

o   la gestion des équipements du service (imprimantes, photocopieur)

o   la gestion des fournitures de bureau et autres consommables

o   la rédaction de divers courriers à la demande du Responsable qualité gestion des risques et développement durable, de la Chargée des affaires juridiques et de la gestion des risques ou d’un autre membre du service qualité

o   la proposition des plannings annuels des instances

o   l’organisation des déplacements des personnes du service (réservation des véhicules, billets de train,…)

o   le suivi des demandes et des conventions de stage

o   la mise à jour et le suivi du tableau des tâches

Profil recherché

Connaissances professionnelles :

o   Bac + 2 secrétariat

o   Capacités rédactionnelles et maîtrise de la langue française (orthographe, grammaire, syntaxe)

o   Outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, et adaptation à toute application informatique

o   Connaissance de la qualité

Aptitudes pratiques :

o   Avoir une forte capacité d’adaptation sur des thèmes et des sujets variés,

o   Etre méthodique, rigoureux, et organisé

o   Mener des travaux dans les délais impartis, être réactif

o   Savoir prioriser ses tâches en collaboration avec les différents interlocuteurs.

o   Etre disponible

Aptitudes relationnelles :

o   Etre à l’écoute des personnes du service et des différents interlocuteurs,

o   Faire preuve de discrétion vis-à-vis des projets en cours,

o   Savoir travailler en équipe

o   Faire preuve de diplomatie

Secrétaire Qualité / Gestion des Risques
CDI
59120 Loos