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Secrétaire Pharmacie Logistique

CDI
59120 Loos
SANTELYS ASSOCIATION

Description du poste

Le secrétaire pharmacie logistique exerce ses fonctions sous la responsabilité du pharmacien adjoint référent PUI. Il travaille en lien étroit avec les autres pharmaciens, les préparateurs en pharmacie, le responsable logistique, l’assistant logistique, le service paramédical du pôle domicile et le service biomédical.

  • Tâches permanentes et prioritaires :
    • Suivi des livraisons des patients au domicile
      • Reçoit et classe les bons de commande des patients
      • Saisit et transmet par fax les commandes nominatives en fonction des plannings établis
      • Effectue le suivi des factures des commandes nominatives
      • Gère les litiges : courrier de réclamation et relances
      • Réalise l’organisation et le suivi des vacanciers et toutes livraisons hors région Santélys
      • Valide les commandes nominatives dans Santédial
      • Valide les factures dans Progidoc
      • Classe les documents associés aux commandes nominatives

 

  • Suivi des livraisons globales
    • Saisit dans Santédial le planning des livraisons en collaboration avec le service logistique
    • Prépare les tournées par pochette pour les préparateurs en pharmacie
    • Prépare et planifie avec le service logistique les dépannages pour complément de commande ou erreur de préparation
    • Appelle les patients pour prévenir de la date de livraison Santélys
    • Classe et archive les bons de livraison et de retour

 

  • Suivi des dossiers patients
    • Procède à la création ou à la modification en informatique des ordonnances types
    • Prépare et planifie avec le service logistique les dépannages suite aux changements de prescription des patients à domicile
    • Communique avec les équipes infirmiers des centres hospitaliers pour le suivi des prescriptions et des livraisons patients
    • Gère les dossiers patients (selon la check-list)
    • Réceptionne les appels téléphoniques relatifs au(x) dépannage(s) pour résolution avec le service logistique

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  • Autres
    • Frappe et met en forme les courriers ou différents documents notamment ceux à destination des patients
    • Classe tout document géré par le service pharmacie
    • Alimente le tableau des événements de façon exhaustive
    • Met à jour le tableau des indicateurs du service
    • Gère avec le service logistique les surstocks de poches de dialyse péritonéale
    • Gère la facturation des cycleurs de dialyse péritonéale
    • Interlocuteur de Cosmolys en ce qui concerne la collecte des déchets au domicile
    • Prend et gère les appels téléphoniques du standard du service selon le planning défini

 

  • Communication / Démarche Qualité :
    • Informe sa hiérarchie de tout problème pouvant avoir une incidence sur le bon fonctionnement du service en particulier et de l’Association en général
    • Etablit toute proposition allant dans le sens d'une amélioration du service au patient et/ou d'une économie dans la gestion du service
    • A un rôle d’écoute du patient, et dans ce cadre elle recueille et remonte tous ses besoins et ses attentes
    • Est tenue au secret professionnel
    • Participe à la démarche qualité du service (Certification HAS,…)
    • Est acteur de la démarche de prévention et de gestion des risques : identification, signalement (FSI), participation à l'analyse et la mise en place d'actions correctives

Profil recherché

Ce poste est accessible à partir de formation administrative de niveau BAC +2

Une expérience dans le domaine de la Santé serait un plus.

Compétences professionnelles requises :

  • Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel) et savoir s’adapter à toute application informatique (notamment les logiciels métiers et médicaux)
  • Avoir de fortes capacités d’adaptation, d’initiative
  • Être méthodique et rigoureux, savoir prioriser ses tâches

 

Compétences relationnelles :

Esprit de travail en équipe, sens de l’écoute, empathie vis-à-vis des patients, discrétion

Secrétaire Pharmacie Logistique
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