Secrétaire H/F

Groupe associatif de plus de 1400 collaborateurs, spécialisé dans la santé à domicile et la formation, Santélys assure la prise en charge globale à domicile de plus de 28 000 patients, dans les domaines de l’assistance respiratoire et des troubles du sommeil, de la perfusion, de la nutrition, de la diabétologie, de l’Hospitalisation À Domicile dans les régions Hauts-de-France et Bourgogne-Franche-Comté.

La fonction s’exerce sous la hiérarchie directe du responsable administratif du service et sous le contrôle du coordinateur pôle patients du service dialyse.

1/ Référente administrative des centres prescripteurs qui lui ont été attribués,

2/ Interlocutrice directe des néphrologues et/ou des infirmières des unités de dialyse de son secteur sur les sujets administratifs de prise en charge des patients, notamment les problématiques d'admission ou de facturation,

3/ Interlocutrice des patients dialysés à domicile de son secteur,

4/ Coordination de la prise en charge des patients de son secteur géographique avec l'ensemble des acteurs du service dialyse et des services transverses du groupe Santélys dans le cadre de la prise en charge globale,

5/ Missions de secrétariat médical : Saisit les courriers médicaux à l'aide d'un logiciel spécifique et en assure la gestion et le suivi, en lien direct avec les néphrologues. Selon les centres, organisation des consultations des médecins néphrologues (rendez-vous, encaissements, facturation),

6/ Utilise les différents logiciels médicaux de Dossiers Patients Informatisés : gère l'incrémentation ciblée et spécifique à chaque centre prescripteur, des pièces administratives, et relatives à la prise en charge globale du patient,

7/ Interlocutrice et actrice de la rémunération des infirmiers libéraux : Vérifie, corrige et valide les honoraires, et génère les fichiers de rémunération correspondants qu'elle transmet à la comptabilité

8/ Gère l'intégralité des dossiers d'admission des patients de son secteur (création, vérification et relance des pièces manquantes, saisies dans le logiciel métier, classements) en conformité avec les exigences de la Haute Autorité de Santé, et des dossiers patients tout le long de la prise en charge (modification du lieu ou de la technique de dialyse, sortie, greffe, décès…)

9/ Génère, valide et télétransmet la facturation des séances de dialyse en unités et au domicile, et des (télé)consultations des médecins, aux caisses d'assurance maladie. Gère les litiges avec les caisses,

10/ Génère et valide dans le logiciel métier les fichiers de règlements des indemnités patients pour versements par le service comptabilité,

11/ Gère l'organisation de l'accueil des patients vacanciers sur l'unité de Berck, en lien avec le médecin référent, les infirmiers et le service administratif du centre hospitalier référent, conformément aux consignes sanitaires en vigueur : planification, accompagnement des patients dans la constitution des dossiers d'admission...

12/ Participe au roulement des permanences pour la prise en charge des appels téléphoniques du standard et de la messagerie électronique du service.

13/ Participe activement à la démarche qualité, gestion des risques et vigilances du service :

• Certification HAS, ISO,
• Mise en application de toutes les procédures qualité du service,
• Participation à la démarche de gestion des risques (signalements FEI, participation à l’analyse et à la mise en place d’actions correctives),
• Application des règles d’identitovigilance

Ce poste est à pourvoir dans la ville de Loos.

Notation de 1 à 3 en fonction des prérequis : 1=niveau de base, 2 = niveau maitrise, 3 = niveau expert

• Connaissances professionnelles :
• Maîtriser l’outil informatique : Word, Excel, Powerpoint, Access, et s’adapter à toute application informatique (1),
• Avoir une forte capacité d’adaptation sur des thèmes et des sujets variés (2),
• Etre méthodique et rigoureuse (3),
• Mener des travaux dans les délais impartis (3),
• Savoir prioriser ses tâches en collaboration avec les différents interlocuteurs (2),
• Etre disponible (1),
• Avoir des connaissances en secrétariat médical (1).

• Aptitudes relationnelles :
• Etre à l’écoute des personnes du service et des différents interlocuteurs (2),
• Faire preuve de discrétion vis-à-vis des projets en cours (1),
• Savoir travailler en équipe (2).

• Compétences associées :
• Permis B

AVANTAGES PROPOSES

• Travailler dans des bureaux modernes au cœur du parc Eurasanté, le 3ème pôle santé de France, dans un environnement associatif aux valeurs humaines
• Un parking sécurisé et gratuit
• Une association sportive et culturelle (organisation d’évènements/challenges)
• Des tickets restaurant ou carte UP (valeur faciale 9€)
• Des congés supplémentaires (congés trimestriels + RTT)
• Des primes annuelles (Présentéisme + Intéressement)
• Un plan d’épargne entreprise