Assistant administratif service MRC H/F

Groupe associatif de plus de 1400 collaborateurs, spécialisé dans la santé à domicile et la formation, Santélys assure la prise en charge globale à domicile de plus de 28 000 patients, dans les domaines de l’assistance respiratoire et des troubles du sommeil, de la perfusion, de la nutrition, de la diabétologie, de l’Hospitalisation À Domicile dans les régions Hauts-de-France et Bourgogne-Franche-Comté.

Sous la responsabilité de la Responsable Administrative, l’assistant administratif assure des missions administratives, principalement en lien avec les activités paramédicales et biomédicales du service Maladie Rénale Chronique

Fiche de poste / Tâches

Missions en lien avec l’activité de l’équipe paramédicale du service MRC:

• Planifie les astreintes des IDE référents en respectant les règles définies, transmet les plannings, effectue les saisies dans le logiciel de télécommunication
• Suit, planifie et prépare les entretiens d’évaluation
• Suit le plan de formation de l’équipe
• Organise les réunions et webinaires (préparation logistique et informatique, envoi des invitations, préparation et mise en forme des power point, rédaction des comptes rendus ...)
• Suit les tableaux de bord des actions et fait le lien avec les équipes
• Apporte son soutien administratif aux infirmiers pour la réalisation de rapports (rapports de fonctionnement, bilans par centre prescripteur…)
• Réalise des bilans annuels des actions menées par l’équipe paramédicale en vue de l’actualisation du projet d’établissement

Missions en lien avec le service biomédical du service MRC:

• Contrôle et met en règlement les factures fournisseurs après rapprochement des commandes avec les bons de livraison
• Suit l’évolution du budget alloué avec le service comptabilité
• Suit et renseigne les tarifs dans le logiciel métier
• Réalise les appels d’offres

Missions en lien avec la démarche qualité et gestion des risques :

Participe à la démarche globale qualité du service:

• Suit les indicateurs qualité correspondant aux critères impératifs de la démarche de certification, et fait le lien avec les équipes.
• Suit les plans d’actions qualité
• Organise les réunions des référents hygiène, du groupe douleur, et des différents COPIL (Préparation logistique, envoi des convocations, préparation et mise en forme de power point, rédaction des comptes rendus…)
• Participe à la gestion documentaire qualité

Missions administratives :

• Remplit, suit et transmet le registre des plaintes et réclamations des patients
• Pointe des requêtes de pilotage (suivi diététique…)
• Apporte son soutien administratif au suivi des projets du service paramédical et du service biomédical
• Assure la frappe des courriers et le secrétariat classique
• Participe au roulement des permanences pour la prise en charge des appels téléphoniques du standard

Communication :

• Remonte toutes difficultés à son supérieur hiérarchique
• Travaille en harmonie avec les membres du service MRC et en transversalité avec le groupe Santélys
• Est tenu au secret professionnel

Ce poste est à pourvoir dans la ville de Loos.

Compétences techniques / Activités spécifiques

• Connaissances professionnelles

• Titulaire d’un Bac +2 en secrétariat / assistant de direction avec une expérience de 5 ans minimum

• Excellente maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Power Point etc…

• Aptitudes pratiques

• Avoir de bonnes capacités organisationnelles
• Avoir une forte capacité d’adaptation sur des thèmes et des sujets variés
• Etre méthodique et rigoureuse
• Mener des travaux dans les délais impartis
• Savoir prioriser ses tâches en collaboration avec les différents interlocuteurs
• Etre disponible

• Aptitudes relationnelles

• Avoir le sens du travail en équipe et des contacts humains
• Etre capable d’initiatives adaptées
• Etre diplomate 

• Etre disponible et dynamique 
• Travailler en toute transparence avec sa hiérarchie

AVANTAGES PROPOSES

• Travailler dans des bureaux modernes au cœur du parc Eurasanté, le 3ème pôle santé de France, dans un environnement associatif aux valeurs humaines
• Un parking sécurisé et gratuit
• Une association sportive et culturelle (organisation d’évènements/challenges)
• Des tickets restaurant ou carte UP (valeur faciale 9€)
• Des congés supplémentaires (congés trimestriels + RTT)
• Des primes annuelles (Présentéisme + Intéressement)
• Un plan d’épargne entreprise