Secrétaire de direction H/F

L’Assistant(e) de Direction assurera ses missions en binôme avec sa collègue, Assistante de Direction de la Direction du Territoire et des Coopérations.

MISSION PRINCIPALE

Organiser pour le Directeur et son équipe la gestion du temps, les activités de traitement des dossiers et de transmission de l'information.

 TACHES PRINCIPALES

- Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers

- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)

- Transmission des courriers pour demande de réponse ou information selon les procédures définies au sein du secteur, ou après validation du Directeur

- Transmission des consignes et information du directeur à l'ensemble de l'équipe en assurant un suivi

- Préparation des dossiers, formalisation et reproduction de documents

- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports

- Organisation des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité

- Préparation et suivi de dossiers

- Organisation des réunions: préparation de l'ordre du jour, gestion des salles de réunion et du matériel

- Formalisation des supports de présentation et des comptes rendus de réunion

- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

- Accueil physique et prise en charge des usagers et/ou autres publics

- Organisation de l'accueil et du processus d'intégration des collaborateurs, en lien avec l'encadrement

- Dépannage de premier niveau des matériels de bureau

- Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)

DOMAINE D’ACTIVITE

1. POLES & SITES

En collaboration avec les Chargées de Mission

• Participation à l’organisation des réunions des Directeurs de Pôles
• Participation à l’organisation des réunions plénières des exécutifs de pôles et des collèges des chefs de pôles
• Participation à l’organisation des rencontres annuelles de site

Contractualisation interne / Intéressement:

• Participation à l’organisation des réunions relevant de la contractualisation interne par pôle et direction

 Autorisations et reconnaissances contractuelles / Projets

• Transmission à l’ARS des dossiers de demandes d’autorisations d’activité / Appels à projets élaborés par les Pôles ou Direction
• Etre en appui des échéances calendaires / réforme des autorisations
• Organisation de réunions thématiques

 Conférences stratégiques des Pôles

• Participation à l’organisation des conférences stratégique annuelles de pôles (16 pôles)
• Participation à l’organisation de réunions thématiques
• Participation à l’organisation du Séminaire annuel des pôles et directions

PROJET D’ETABLISSEMENT (PE)

• Participation aux travaux d’élaboration du PE
• Participation à l’organisation des séminaires du PE
• Participation à l’organisation des temps de travail – bilan intermédiaire du PE

 AFFAIRES GENERALES

• Organisation des rencontres bilatérales Secrétaire Générale/membres de l’équipe de direction placés sous sa responsabilité
• Ruche des stagiaires : organisation des réunions hebdomadaires et points individuels en collaboration avec la Chargée de Mission

CONNAISSANCES

• Bureautique
• Techniques de communication 
•  Organisation  et fonctionnement interne de  l'établissement     
• Techniques de secrétariats
• Droit hospitalier
• Techniques d’accueil physique et téléphonique
• Classement et archivages

SAVOIR-FAIRE

•  Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents  et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• Utiliser les outils bureautique / TIC
• Travailler en équipe / en réseau
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable
• Rechercher et vérifier les éléments d'information auprès des interlocuteurs concernés
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Organiser et prioriser les activités de secrétariat
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

FORMATION INITIALE REQUISE

• Administration / gestion
• Bac STG (secrétariat et technique de gestion) / DUT gestion des entreprises et des administrations

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Expérience en secrétariat de direction souhaitée