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Responsable de la Gestion Administrative H/F

CDI
59000 Lille
CHU DE LILLE

Description du poste

Poste à pourvoir sous statut de la FPH ou en CDI

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

DEPARTEMENT DE RATTACHEMENT : Département des Ressources Physiques

METIER DE RATTACHEMENT : Responsable de gestion administrative

GRADE : Attaché d’Administration Hospitalière (catégorie A)

HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE :

TYPE DE ROULEMENT: Fixe 39 h semaine avec 20 jours de RTT

CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES: 8h00/17h00 ou 9h00/18h00

 

MISSIONS PRINCIPALES

Le Responsable de gestion administrative est le représentant administratif de sa direction fonctionnelle et constitue, avec son directeur, un interlocuteur privilégié pour les professionnels du CHU.

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur fonctionnel, le responsable de gestion administrative s’assure du respect de la réglementation administrative dont le directeur fonctionnel est le garant, en particulier les règles de la commande publique (Code de la Commande Publique, des CCAG, etc) pour l’exécution des prestations de sa direction. Il assure notamment la supervision des affaires générales, des ressources humaines, le suivi de la passation et de l’exécution des marchés et de l’analyse de gestion de sa direction.

TACHES PRINCIPALES

Il accompagne le Directeur fonctionnel dans ses missions et notamment dans les domaines suivants.

Garantir la bonne passation et la bonne exécution des marchés en :

  • Veillant en collaboration avec la Direction des Achats et les experts techniques de sa direction au renouvellement ou à la passation des marchés dans les délais ;
  • Identifiant des éventuelles mesures correctrices à apporter à la définition des cahiers des clauses particulières ;
  • Suivant et rendant compte de la passation et l’exécution de marchés conformément au calendrier contractuel de la consultation (respect du calendrier, avenants, actes de sous-traitance, affermissement, tranches conditionnelles…) ;
  • Travaillant en collaboration avec les experts techniques et les acheteurs pour veiller à ce que les conditions administratives d’exécution du marché soient cohérentes avant le lancement des consultations ;
  • Apportant son expertise juridique aux experts technique de la direction fonctionnelle et aux assistants marchés dans le cadre de la rédaction des pièces d’une consultation et des actes postérieurs à la notification des marchés.

Garantir la traçabilité et la formalisation de l’occupation du domaine public de l’établissement en :

  • Rédigeant les conventions d’occupation du domaine public ou les autorisations d’occupation temporaire du domaine public
  • Veillant au renouvellement dans les délais de ces mêmes actes.

Contribue au pilotage, à l'analyse et au reporting

Superviser les affaires générales

Assurer la gestion opérationnelles des Ressources Humaines et accompagner le directeur dans la Gestion des RH

Assurer des missions de gestion de projet en :

  • Assurant le management, l’animation et la gestion directe d’une équipe ;
  • Organisant l’activité du service en déclinaison des objectifs fixés (coordination de projet, planification de moyens, organisation du contrôle et du reporting) ;
  • Concevant la méthodologie des étapes et du contenu d’un projet ;
  • Conduisant un projet et en coordonnant les professionnels associés ;
  • Soutenant techniquement la mise en œuvre d’un projet (résolution de problème,…) ;
  • Suivant/évaluant et réajustant les actions si nécessaires.

Assurer le pilotage budgétaire et comptable au sein de la direction

  • Encadrement de l’assistant comptable / collaboration avec les responsables du plateau comptable
  • Assurer le suivi budgétaire

Profil recherché

SAVOIRS

Connaissances approfondies : Droit de la commande publique

Connaissances détaillées : Droit administratif, droit de la propriété des personnes publiques, Gestion des ressources humaines et management, outils informatiques permettant l'analyse et le reporting (Excel, BO,EDEN...), techniques de communication et relations interprofessionnelles

Connaissances générales : comptabilité et suivi budgétaire

SAVOIR-FAIRE

Élaborer et argumenter des scénarii/ des solutions acceptables à des problèmes relevant de son domaine de compétence ;

Concevoir, formaliser et adapter des procédures/ protocoles/ modes opératoires/ consignes relatives à son domaine de compétence ;

Conseiller les utilisateurs dans son domaine de compétence ;

Identifier / analyser des situations d’urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions ;

Identifier, analyser, évaluer et prévenir les risques relevant de son domaine, définir les actions Correctives/préventives ;

Rechercher, sélectionner, exploiter et capitaliser les informations liées à veille dans son domaine ;

Rédiger des actes et / ou documents juridiques et / ou contractuels

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

Conseiller les experts techniques dans son domaine de compétence

Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine ;

Concevoir, piloter et évaluer un projet relevant de son domaine de compétence ;

Construire et utiliser des outils de pilotage (critères, indicateurs/ tableau de bord) ;

Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles ;

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnel ;

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs dans son domaine de compétence ;

Savoir faire preuve d’ouverture d’esprit et avoir un goût prononcé pour l’information ;

Etre organisé et rigoureux

Avoir le sens de la diplomatie

Savoir encadrer et animer une équipe.

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES 

En interne :

Le directeur fonctionnel ;

La coordination du DRP (CCCE, CIBC, Chargés de missions du DRP) ;

Les ingénieurs, chefs de projets, les responsables techniques, les experts techniques ;

La Cellule de Gestion des locaux

Les assistants de gestion ;

Les gestionnaires comptables ;

Ses homologues dans les autres directions ;

Les acheteurs ;

Le coordonnateur de la commande publique ;

Le responsable marché des segments hors produits de santé ;

Le Responsable Ressources Humaines ;

La Direction des Achats

La Direction des Finances.

En externe 

La recette des finances du CHU ;

Les fournisseurs ;

L’ARS ;

Le Conseil Régional ;

Les autres hôpitaux.

FORMATION INITIALE REQUISE

BAC +4/+5  Juriste /Droit public / Gestion des Administrations publiques

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Expérience de 5 ans en tant que cadre administratif, de préférence dans la fonction publique.

Responsable de la Gestion Administrative H/F
CDI
59000 Lille