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Gestionnaire Recrutements H/F

CDD
59000 Lille
CHU DE LILLE

Description du poste

CDD de 6 mois avec possibilité de passage sur poste vacant

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

DIRECTION DE RATTACHEMENT : Direction des Ressources Humaines

GRADE : Adjoint Administratif (catégorie C)

SECTEUR D’AFFECTATION : SERVICE RECRUTEMENT

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :

      • Hiérarchique N+1 : Responsable du service recrutement
      • Hiérarchique N+2 : Responsable du Pôle Compétences

HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE:

TYPE DE ROULEMENT: JOUR, temps plein

CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES : 8 h–12 h 30/13 h 30 – 17 h

MISSION PRINCIPALE

Sous la responsabilité de son encadrement :

  • Assure le traitement des dossiers administratifs inhérents au recrutement des professionnels non médicaux, en appliquant les procédures et règles définies, dans le respect des délais impartis, et dans le souci de la qualité de la prestation service.
  • Assure la gestion des processus spécifiques de recrutements que sont les contrats « étudiant » et les contrats d’apprentissage.

TACHES PRINCIPALES 

Accueil physique et téléphonique, information et conseil auprès des professionnels et des partenaires internes et externes :

  • Accueil, information et orientation des candidats et futurs professionnels du CHU, ainsi que des partenaires extérieurs, le cas échéant ;
  • Accueil des candidats retenus pour la signature des contrats de travail et explications relatives à la démarche de prise de fonctions (bulletin d’affectation pour présentation au PAGRH de référence, remise du formulaire et explications pour l’obtention de la carte d’établissement, informations relatives au remboursement des frais de transports et à l’obtention des tenues de travail …) ;
  • Planification des rendez-vous en visite médicale d’embauche ;
  • Traitement des courriers, dossiers et documents relatifs au recrutement :Courriers ad hoc, courrier type de refus/acceptation d’emploi ;
  • Mise à jour des modèles de contrats de travail sur SCRIBNET eu égard aux évolutions réglementaires ;
  • Aide à la rédaction des procédures du service dans le cadre de la certification ;
  • Gestion des dossiers administratifs, recueil, saisie, mise à jour des informations portées au dossier des professionnels en gestion par le service recrutement :
  • Constitution administrative des dossiers : vérification des documents nécessaires, demande de casier judiciaire n°2, saisie informatique du dossier agent (état civil, adresse, situation familiale, coordonnées bancaires, date début/fin de contrat, statut, grade, pourcentage de rémunération, affectation, métier et critères pour attribution de la prime d’installation), déclaration préalable à l’embauche (URSSAF) ;
  • Mise à jour du compte « DIF » à réception du dossier agent pour les entrées par mutations et détachements ; établissement d’origine et transmission du CET au service compétent ; lien avec les établissements d’origine ;
  • Gestion du dossier individuel des agents (vérification des informations portées sur le dossier agent à partir des documents administratifs officiels) ;
  • Edition du contrat de travail pour signature auprès du Directeur Référent ;
  • Inscription, édition et remise de la convocation aux nouveaux agents en formation institutionnelle obligatoire (lien direct avec le cadre supérieur en charge de l’organisation des formations).

Mise en œuvre, en propre, des procédures spécifiques suivantes:

  • Recrutement par contrat d’apprentissage : élaboration des conventions (CERFA) ; liaison avec la Mission Locale, Pôle Emploi, la DIRECCTE, le centre de formation des apprentis ; liaison avec le service rémunération pour valorisation des tuteurs ; liaison avec le service de formation professionnelle continue pour le paiement des organismes de formation ;

Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d’informations, de tableaux :

  • Utilisation quotidienne de l’outil de suivi des recrutements (Sharepoint, ACCELERH, M-RH) ;
  • Utilisation quotidienne du tableau partagé de programmation des visites médicales ;

Gestion en lien avec la chargée de mission stage des tableaux de suivi des stagiaires

Veille juridique et réglementaire relative à son domaine d’activité.

Profil recherché

SAVOIRS

Connaissances générales : Techniques de communication et relations interpersonnelles

Connaissances détaillées : Techniques de gestion administrative, droit de la Fonction Publique, organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Connaissances approfondies : réglementation relative à la Fonction Publique, bureautique

SAVOIR-FAIRE

  • Accueillir et orienter des personnes, des publics ;
  • Utiliser les outils bureautiques et les logiciels « métier » ;
  • Travailler en équipe ;
  • Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations ;
  • Utiliser une procédure, une réglementation spécifique au domaine d’activité ;
  • Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et structurer les informations traitées
  • Prioriser son activité dans le respect des consignes de son encadrement ;
  • Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, ou tout document afférent à l’activité ;
  • Alerter sur les situations particulières des agents ;
  • Traiter ou Orienter une demande de renseignements administratifs ;
  • Animer une session d’information ;

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

  • Discrétion (respect du secret professionnel) et confidentialité ;
  • Sens de l’accueil des usagers ;
  • Esprit d’équipe ;
  • Rigueur et sens de l’organisation ;
  • Curiosité professionnelle ;
  • Aisance relationnelle ;

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

 Cadres des services recruteurs

Candidats et nouveaux recrutés

Gestionnaires et responsables des services du Département RH

Organismes extérieurs (autres CH ou administrations, Trésorerie Principale, Pôle Emploi, CFA, URSSAF, AFPA…)

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

Connaissance de l’outil informatique, des logiciels de bureautique et gestion administrative

FORMATION INITIALE REQUISE

Diplôme de niveau IV de préférence spécialisé dans la gestion administrative ou RH

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Expérience en RH souhaitée

Gestionnaire Recrutements H/F
CDD
59000 Lille