Gestionnaire Administratif DRH Médicale H/F

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

Direction de rattachement : Direction des affaires médicales et hospitalo-universitaires

Métier de rattachement : Gestionnaire administratif

Grade : Adjoint administratif

Secteur d’affectation : Secteur Gestion des effectifs des pôles et des carrières médicales

Rattachement hiérarchique : N+1 : M. Sacha LEMATTRE, Responsable du secteur, N+2 : Mme Isabelle PARENT, Directrice ; M. Cyprien HUET, Directeur adjoint

HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE

Type de roulement : fix à temps plein

Créneaux horaires possibles : 8h/17h – 8h30/17h30

MISSIONS PRINCIPALES

Gestion et suivi des effectifs médicaux du CHU et notamment des Pôles pour lesquels le gestionnaire est le référent, ainsi que des situations individuelles.

TÂCHES PRINCIPALES

• Rôle de référent de plusieurs Pôles : réception, traitement et transmission des demandes individuelles et des responsables, suivi des effectifs des Pôles, rédaction de synthèses et de fiches de carrière
• Gestion des carrières du personnel médical sénior hospitalier et hospitalo-universitaire : Procédures de recrutement et constitution des dossiers administratifs, Saisie et mise à jour des données individuelles (logiciel et dossiers physiques), Elaboration des contrats de travail, décisions de nominations, des positions statutaires…, Suivi des échéances individuelles : fins de contrat, renouvellements de positions…,Mise à jour des tableaux d’entrées et sorties des effectifs
• Relations quotidiennes avec le personnel médical : Accueil physique et téléphonique, Recueil, suivi et reporting à la hiérarchie des demandes, situations individuelles, signalements, Rédaction de courriers ou mails relatifs aux situations individuelles
• Instruction de dossiers individuels auprès d’autres interlocuteurs (autres directions, instances de l’établissement, CNG, ARS, etc.)
• Assurer les liens nécessaires avec les autres secteurs de la DAMHU (rémunération, conventions, temps médical, absentéisme…)

SAVOIR-FAIRE

• Gestion administrative du personnel et notamment du corps médical
• Connaissance des statuts médicaux et de la fonction publique hospitalière
• Rédaction de contrats de travail, décisions, courriers…
• Suivi et respect des échéances
• Reporting à la hiérarchie de toute situation individuelle
• Respect du secret professionnel
• Maîtrise des outils informatiques (logiciels RH par exemple) et bureautiques (Word, Excel…)
• Classement des dossiers individuels physiques et dématérialisés

SAVOIR-ÊTRE

• Travailler en équipe
• Sens développé des relations humaines et de l’écoute des personnels médicaux
• Gestion des émotions et du stress
• Rigueur et méthode
• Tact et discrétion

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

• Personnels médicaux, responsables de structures, chefs de Pôle
• Instances internes : Commission médicale d’établissement, sous-commissions…
• Etablissements extérieurs
• Autorités extérieures : Centre national de gestion (CNG), Agence régionale de santé (ARS), Conseil de l’Ordre des médecins, etc.

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

Travail en collaboration étroite avec les autres gestionnaires du service et de la Direction.

FORMATION INITIALE REQUISE

Diplôme de niveau IV ou complété par une ou plusieurs expériences significative dans la gestion du personnel médical.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE 

Expériences significatives dans le domaine des ressources humaines.