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Conseiller en équipements non médicaux H/F

CDD
59000 Lille
CHU DE LILLE

Description du poste

Remplacement congé maternité

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

DIRECTION DE RATTACHEMENT : Direction des Equipements

METIER DE RATTACHEMENT : Assistant Expert

GRADE : Adjoint des cadres

SECTEUR D’AFFECTATION : Equipement Non Médical

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :

  • Hiérarchique N+1 : Vincent ROYAL
  • Hiérarchique N+2 : Denis VANDYCKE

HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE:

CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES : 08H00 – 17H00 temps plein

MISSION PRINCIPALE

Sous la responsabilité de l’Ingénieur Expert Technique, il est en charge de l’instruction, l’exécution et la mise œuvre opérationnelle de programmes d’équipements non médicaux associés aux budgets délégués des pôles, aux projets du Schéma Directeur et aux projets immobiliers institutionnels. Cette mission s’effectue dans le respect du processus achat & approvisionnements pour le secteur d’activité.

Il travaille en étroite collaboration avec les utilisateurs et/ou prescripteurs pour le suivi d’exécution des opérations, ainsi qu’avec les autres directions du DRPH

Il exerce un rôle pivot dans l’organisation, ayant à faire la synthèse des contraintes réglementaires, techniques, organisationnelles, budgétaires et comptables, pour mener à bien les opérations qui lui sont confiées.

TACHES PRINCIPALES

 

Conseil, veille et expertise

En lien avec les utilisateurs et / ou les prescripteurs

  • Il organise et participe aux séances de travail en amont du projet ou de l’opération pour déterminer les équipements non médicaux les mieux adaptés aux justes besoins et identifie les procédures à mettre en œuvre pour assurer la mise à disposition des équipements non médicaux nécessaires dans les meilleurs délais en favorisant les produits sur marchés ou aux catalogues des opérateurs nationaux
  • Il organise les interventions des fournisseurs pour la réalisation des implantations d’équipements non médicaux chaque fois que nécessaire
  • Il identifie les pré requis et/ou contraintes et travaille en relation avec les différentes équipes techniques pour la mise en œuvre des solutions adaptées
  • Il élabore le calendrier prévisionnel de l’opération : de l’engagement des commandes à la réception et mise en service des équipements non médicaux commandés et communique ces informations aux clients internes

En lien avec l’Ingénieur Expert Technique, il assure une activité de veille :

  • Technologique, pour la prise en compte des nouveautés proposées par les fournisseurs
  • Commerciale, pour le suivi du portefeuille fournisseurs internes (titulaires de marchés conclus) et potentiels
  • Normative pour la prise en compte des évolutions et leurs incidences sur la définition des cahiers de spécifications techniques

Mise en œuvre de l’expertise technique au sein de la Direction des Equipements et participation au processus achats

En lien avec l’Ingénieur Expert Technique 

  • Il contribue à la rédaction des spécifications techniques en faisant écho des avis recueillis auprès des utilisateurs, ou des études de marché exécutées : recherche d’information, présentation de matériel, entretien avec les fournisseurs, …
  • Il organise et analyse les retours d’information suite aux expositions et tests des équipements que ce soit ou non dans le cadre du déroulement des procédures d’achat
  • Il identifie, le cas échéant, les clauses spécifiques à intégrer aux pièces administratives quant aux modalités de livraison ou d’installation
  • Il participe à l’analyse technique des offres dans le cadre des procédures de mise en concurrence
  • Il propose les modifications à apporter aux marchés existants par voie d’avenant après avoir obtenu l’ensemble des informations nécessaires auprès des fournisseurs concernés et fourni toutes les justifications nécessaires
  • Il identifie les conditions de mise en œuvre des clauses de révision de prix applicables aux différents marchés gérés et en assure le suivi d’exécution
  • Il assure le suivi d’exécution des marchés et alerte sur les niveaux d’engagement pour assurer le renouvellement des marchés arrivant à leur terme
  • Il participe à la mise en œuvre et au développement d’un catalogue de produits de consommation récurrente et non amortissable, accessibles sur GEF par les clients internes.

 

Exécution des programmes d’équipements non médicaux et gestion de l’inventaire

En lien avec l’Ingénieur Expert Technique et en fonction des contraintes posées

  • Il valorise les justes besoins déterminés
  • Il vérifie la cohérence de la valorisation en fonction des crédits alloués et de leurs disponibilités
  • Il assure la liaison avec les gestionnaires comptables pour l’engagement des commandes et leur suivi en particulier la réception de celles-ci, ainsi que le suivi des réceptions pour la mise en paiement des factures correspondantes
  • Il organise les livraisons, les installations et les interventions des fournisseurs, en fonction des contraintes posées : disponibilité des locaux, contraintes organisationnelles des services, …
  • Il coordonne l’intervention des différents acteurs : fournisseur, transporteur, services logistiques internes, services techniques éventuellement, …
  • Il organise la mise en service d’équipements non médicaux livrés sans prestations d’installations prévues au marché
  • Il participe à l’étiquetage des équipements non médicaux et à la mise en inventaire
  • Il s’assure de la reprise ou de l’évacuation des équipements non médicaux renouvelés ou réformés dans le respect des règles environnementales et procédures métiers (filières déchets, reprises par les fournisseurs suite au paiement de l’écotaxe…)
  • Il alerte de la présence d’équipements non médicaux non inventoriés ou à l’abandon hors secteurs d’activités et les réintègre dans un processus établi
  • Il organise la reprise des équipements non médicaux à reconditionner et s’interface avec l’atelier de maintenance non médicale pour les remises en état
  • Il propose des solutions alternatives à l’acquisition d’équipements non médicaux neufs (affectation d’équipements non médicaux reconditionnés, prêts…)
  • Il participe à la mise à jour des bases de données GMAO
  • Il assure le suivi d’engagement des crédits alloués : production de bilans financiers, qui peuvent être périodiques ou à la demande
  • Il assure le reporting de ces opérations auprès du Cadre gestionnaire pour la mise à jour des tableaux de suivi institutionnels : Budgets délégués aux pôles, intéressement, Programme d’investissement pluri annuel, E.P.R.D, etc..

Gestion des litiges

  • Sur le prix des équipements non médicaux livrés : en lien avec le gestionnaire comptable, il règle avec le fournisseur tout litige portant sur le montant commandé et facturé ainsi que sur sa décomposition.
  • Sur la nature des équipements non médicaux livrés, en lien avec les utilisateurs et / ou le prescripteur :
    • Il intervient pour officialiser auprès du fournisseur les dégradations constatées lors des opérations de livraison/réception et demander le remplacement de l’équipement non médical dégradé
    • En cas de non-conformité par rapport à la commande, il intervient auprès du fournisseur pour obtenir le retrait de l’équipement non médical livré et son échange. 

Communication 

  • Il participe à une communication positive et adaptée au sein du DRPH.
  • Auprès de clients internes, il communique régulièrement sur l’état d’avancement des demandes et fait part des difficultés mais dans le respect des principes de       communication du DRPH
  • Il participe aux rencontres avec les pôles, organisées à périodicité définie conjointement avec la Direction des Equipements

Profil recherché

SAVOIRS

Connaissances générales :Organisation et fonctionnement interne de l'établissement, Droit hospitalier, Comptabilité publique, Classement et archivage

Connaissances détaillées : Techniques de communication et relations interpersonnelles,Gestion administrative, Règles applicables à l’achat public,Bureautique

SAVOIR-FAIRE

Compétences :

  • Savoir :
    • Analyser les besoins, les organisations, les évolutions du domaine à traiter
    • Traduire une expression de besoins en un juste besoin
    • Lire plans, devis, notes techniques, fiches produits
    • Appréhender et mettre en pratique les dispositions législatives et réglementaires
  • Connaître :
    • Les procédures d’achat, dont celles applicables à l’achat public
    • Les règles de base de la comptabilité publique
    • Le Centre Hospitalier Universitaire de Lille, son organisation et ses procédures
  • Maîtriser les outils bureautiques et de communication

Aptitudes et qualités requises :

  • Capacités rédactionnelles
  • Capacités d’analyse et esprit de synthèse

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

Les activités décrites s’inscrivent dans un contexte à forte composante relationnelle, tant interne qu’externe

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

  • En interne :
    • Le directeur de la Direction des Equipements
    • L’ingénieur Expert Technique
    • Le Responsable de Gestion Administrative de la Direction des Equipements
    • Les chefs de projets et chargés d’opérations Travaux
    • L’assistant de gestion et les gestionnaires comptables
    • Les cadres supérieurs de santé, les cadres de santé, les cadres gestionnaires et les utilisateurs 
  • En externe :
    • Les fournisseurs actuels et potentiels : contacts commerciaux, technico-commerciaux, bureaux d’étude, logistiques et financiers
    • Les autres hôpitaux, les Groupements Hospitaliers Territoriaux, les groupes d’Experts Uniha et les structures dans le cadre des coopérations

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

Ce type de poste nécessite un esprit curieux, analytique et de synthèse.

Les informations manipulées sont des données sensibles, tant pour l’Institution que pour les fournisseurs. Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité sont les qualités exigées.

Le quotidien requiert une véritable aptitude à s’adapter aux évolutions du contexte de travail et faire face à l’urgence.

 FORMATION INITIALE REQUISE

- Bac + 2

- Administration / gestion

- DUT gestion des entreprises et des administrations

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Pratique de l’achat public et gestion des relations clients/fournisseurs

Connaissance des équipements non médicaux

Conseiller en équipements non médicaux H/F
CDD
59000 Lille