Assistante de direction ressources physiques (DRP) H/F
Description du poste
Environnement et contexte de travail :
Direction d'affectation : Direction des Ressources Physiques
Grade : Adjoint des cadres (Catégorie B)
Le secrétariat du département est composé de 2 assistantes qui travaillent en binôme. Le binôme est en charge de deux directeurs : Le Directeur des ressources physiques, la Directrice adjointe au DRP. Le binôme pourra être amené à réaliser le rôle d’assistante de Direction pour d’autres Directions du DRP.
Horaires de travail : Temps plein. Du Lundi au Vendredi 08h-17h00 ou 09h00-18h00.
Missions principales :
- Organiser pour les Directeurs du DRP le traitement et la circulation de l’information, des documents, des mails, des communications téléphoniques liées à la Direction et au suivi des dossiers, des réunions et agendas ;
- Garantir la conservation de la confidentialité des informations
- Assurer l’accueil physique et téléphonique, l’organisation logistique et l’interface avec la Direction générale et autres Directions/ pôles au titre du DRP ;
- Organiser et préparer les réunions gérées par le Département
- Coordonner les secrétariats des directions composant le DRP (Coordination des agendas / suivi des échéances / animation de temps d’échanges de bonnes pratiques)
- Assurer le suivi des échéances ;
- Organiser le classement des dossiers
Tâches :
- Gestion de l’information :
- Traitement des courriers, des mails, des dossiers et des documents (formalisation, enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;
- Gestion de messagerie des directeurs : tri des messages, suivi et transfert de messages vers les interlocuteurs habilités à répondre aux demandes, alertes sur les demandes nécessitant une réponse urgente ;
- Transmission des courriers, des mails pour demande de réponse ou information selon les procédures définies et après validation du Directeur ;
- Suivi de la gestion des courriers ELISE émanant de la Direction Générale ;
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports, mails / Mise à jour du répertoire commun
- Rédaction de courriers, documents institutionnels (projet conventions, délégation signature) ;
- Réalisation de présentations powerpoint pour des réunions.
- Gestion agenda :
- Organisation des rendez-vous et réunions, tenue des agendas et des plannings d’activité, assurer la coordination des agendas des cadres de la direction + consolidation tableau des congés, organisation des déplacements et formations.
- Préparation et aide à la constitution des dossiers, formalisation et reproduction de documents, veille à l’actualisation des dossiers ;
- Suivi des demandes formulées au département :
- Actualisation, suivi et sécurisation des échéances du Département : identification, alerte, relance, rappel des délais ;
- Transmission des consignes et information du directeur à l'ensemble de l'équipe en assurant un suivi ;
- Participation à l’animation de la vie du Département :
- Mise à jour des documents et procédures nécessaires au fonctionnement quotidien (par ex : agenda des salles de réunion / documents utiles (tableau de congés, etc), …)
- Proposition d’outils de suivi et d’organisation des activités du secrétariat
- Assistance au suivi des actions relatives aux affaires budgétaires et qualité, en soutien des chargés de missions ;
- Participation à l’organisation événements conviviaux et fédérateurs (séminaires, …)
- Accueil :
- Réception, traitement et veiller à la bonne orientation des appels et messages téléphoniques ;
- Accueil physique et prise en charge des usagers et/ou autres publics ;
- Organisation de l'accueil et du processus d'intégration des collaborateurs du DRP, en lien avec l'encadrement,
- Animation vie interne DRP : préparation accueil nouveaux arrivés, mise à jour de l’organigramme, recensement des abonnements, etc…
- Gestion des stocks et commandes de fournitures de bureau du service ;
- Gestion AR CHRONOS (logiciel de gestion des congés)
Profil recherché
Connaissances générales : Droit hospitalier, Classement et archivages, Gestion administrative
Connaissances détaillées : Bureautique, Techniques de communication, Techniques d’accueil physique et téléphonique,
Savoir-Faire :
- Travailler en équipe / en réseau
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable
- Rechercher et vérifier les éléments d'information auprès des interlocuteurs concernés
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Gestion d’agenda
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, des diaporamas relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser les outils bureautiques / TIC ainsi que les outils métiers nécessaires (AR Chronos, Elise)
- Techniques de communication
Savoir-Faire relationnel :
- Discrétion
- Sens de l’anticipation
- Organisation et rigueur
- Esprit d’initiative et de synthèse
- Cuirosité et compréhension des enjeux liés aux dossiers suivis
- Appétence pour la polyvalence
- Diplomatie
Diplôme : BTS secrétariat de direction souhaité