Assistante de direction ressources physiques (DRP) H/F

Environnement et contexte de travail : 

Direction d'affectation : Direction des Ressources Physiques 

Grade : Adjoint des cadres (Catégorie B) 

Le secrétariat du département est composé de 2 assistantes qui travaillent en binôme. Le binôme est en charge de deux directeurs : Le Directeur des ressources physiques, la Directrice adjointe au DRP. Le binôme pourra être amené à réaliser le rôle d’assistante de Direction pour d’autres Directions du DRP.

Horaires de travail : Temps plein. Du Lundi au Vendredi 08h-17h00 ou 09h00-18h00. 

Missions principales : 

• Organiser pour les Directeurs du DRP le traitement et la circulation de l’information, des documents, des mails, des communications téléphoniques liées à la Direction et au suivi des dossiers, des réunions et agendas ;
• Garantir la conservation de la confidentialité des informations
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, l’organisation logistique et l’interface avec la Direction générale et autres Directions/ pôles au titre du DRP ;
• Organiser et préparer les réunions gérées par le Département
• Coordonner les secrétariats des directions composant le DRP (Coordination des agendas / suivi des échéances / animation de temps d’échanges de bonnes pratiques) 
• Assurer le suivi des échéances ;
• Organiser le classement des dossiers

Tâches : 

- Gestion de l’information :

•  Traitement des courriers, des mails, des dossiers et des documents (formalisation, enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;
• Gestion de messagerie des directeurs : tri des messages, suivi et transfert de messages vers les interlocuteurs habilités à répondre aux demandes, alertes sur les demandes nécessitant une réponse urgente ;
• Transmission des courriers, des mails pour demande de réponse ou information selon les procédures définies et après validation du Directeur ;
• Suivi de la gestion des courriers ELISE émanant de la Direction Générale ;
• Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports, mails / Mise à jour du répertoire commun
• Rédaction de courriers, documents institutionnels (projet conventions, délégation signature) ;
• Réalisation de présentations powerpoint pour des réunions.

- Gestion agenda :

•  Organisation des rendez-vous et réunions, tenue des agendas et des plannings d’activité, assurer la coordination des agendas des cadres de la direction + consolidation tableau des congés, organisation des déplacements et formations.
• Préparation et aide à la constitution des dossiers, formalisation et reproduction de documents, veille à l’actualisation des dossiers ;

- Suivi des demandes formulées au département :

• Actualisation, suivi et sécurisation des échéances du Département : identification, alerte, relance, rappel des délais ;
• Transmission des consignes et information du directeur à l'ensemble de l'équipe en assurant un suivi ;

- Participation à l’animation de la vie du Département :

•  Mise à jour des documents et procédures nécessaires au fonctionnement quotidien (par ex : agenda des salles de réunion / documents utiles (tableau de congés, etc), …)
• Proposition d’outils de suivi et d’organisation des activités du secrétariat
• Assistance au suivi des actions relatives aux affaires budgétaires et qualité, en soutien des chargés de missions ;
• Participation à l’organisation événements conviviaux et fédérateurs (séminaires, …)

- Accueil :

•  Réception, traitement et veiller à la bonne orientation des appels et messages téléphoniques ;
• Accueil physique et prise en charge des usagers et/ou autres publics ;
• Organisation de l'accueil et du processus d'intégration des collaborateurs du DRP, en lien avec l'encadrement,
• Animation vie interne DRP : préparation accueil nouveaux arrivés, mise à jour de l’organigramme, recensement des abonnements, etc…
• Gestion des stocks et commandes de fournitures de bureau du service ;
• Gestion AR CHRONOS (logiciel de gestion des congés)

Connaissances générales : Droit hospitalier, Classement et archivages, Gestion administrative

Connaissances détaillées : Bureautique, Techniques de communication, Techniques d’accueil physique et téléphonique,

Savoir-Faire :

• Travailler en équipe / en réseau
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable
• Rechercher et vérifier les éléments d'information auprès des interlocuteurs concernés
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Gestion d’agenda
• Organiser et prioriser les activités de secrétariat
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, des diaporamas relatifs à son domaine de compétence
• Utiliser les outils bureautiques / TIC ainsi que les outils métiers nécessaires (AR Chronos, Elise)
• Techniques de communication

Savoir-Faire relationnel :

• Discrétion
• Sens de l’anticipation
• Organisation et rigueur
• Esprit d’initiative et de synthèse
• Cuirosité et compréhension des enjeux liés aux dossiers suivis
• Appétence pour la polyvalence
• Diplomatie

Diplôme : BTS secrétariat de direction souhaité