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Assistant du responsable facturation H/F

CDI
59000 Lille
CHU DE LILLE

Description du poste

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

DIRECTION DE RATTACHEMENT : Direction des Finances, Service Accueil Facturation Recouvrement

METIER DE RATTACHEMENT : Assistant du Responsable de la facturation

GRADE : Adjoint des cadres

MISSIONS PRINCIPALES

Garantir la permanence de l’accueil et de la prise en charge administrative des patients

Assurer le management des équipes, responsable hiérarchique des gestionnaires administratifs en charge de l’accueil des patients et de la facturation des soins des secteurs dont il a la responsabilité,

Veiller à une facturation rapide, exhaustive et de qualité des prestations de santé et hôtelières, et à leur recouvrement, en lien avec l’Administration des Finances Publiques.

Il est le responsable de l’information relative à la facturation des prestations de soins, et interlocuteur des services de soins des secteurs d’affectation, en lien avec son responsable.

TACHES PRINCIPALES

L’Assistant du responsable de la facturation assure:

1 - L’encadrement des activités d’accueil et de facturation des BE-AMA dont il a la responsabilité :

Le Management de la fonction « accueil administratif des patients »

L’Assistant du responsable de la facturation est responsable de la gestion des admissions et pré-admissions des patients, tant en hospitalisation qu’en soins externes. A cet effet, il s’assure de la mise à niveau des connaissances et « savoir-faire » des personnels en mettant en place, en lien avec son Responsable, des procédures uniformes de travail pour garantir une qualité de prise en charge des patients, dans le respect des règles d’identito-vigilance, et garantir la qualité et la fiabilité des données saisies afin de limiter les rejets de facturation.

Le Management de la fonction « Gestion de la facturation aux débiteurs » et « Suivi du recouvrement » :

L’Assistant du responsable de la facturation est responsable de la gestion de la facturation aux différents débiteurs. A cet effet :

- Il élabore des procédures de facturation simplifiées et synoptiques de travail pour les gestionnaires BE-AMA et/ou les Pôles, en lien avec son responsable, l’encadrement des pôles et/ou le DIM,

- Il met à disposition des gestionnaires BE-AMA, en lien avec son responsable, des guides de facturation et d’identito-vigilance et les tarifs de prestations. Il veille à leur mise à jour régulière,

- Il consolide, suit et effectue mensuellement un reporting analytique à son responsable des indicateurs de gestion (délai de facturation, taux de recouvrement notamment) des Pôles dont il a la responsabilité,

- Il pilote un système de contrôle régulier de la qualité et de l’exhaustivité des données administratives permettant de limiter les erreurs et les lacunes des dossiers administratifs,

- Il assure un traitement des dysfonctionnements en amont, en interne et en externe de la Direction de l’Accueil Facturation Recouvrement (Administration des Finances Publiques et services de soins notamment),

- Il organise et contrôle le traitement des dossiers non facturés et des rejets de facturation,

- Au vu des différents indicateurs (Indicateurs de gestion, TB SE, indicateurs de lecture de carte vitale etc.), il formalise un diagnostic et un plan d’action dont il rend compte régulièrement à son responsable,

- Il transmet aux pôles dont il a la responsabilité, en lien avec son responsable, les indicateurs de non qualité de la facturation (à formaliser) pour un suivi dans le cadre de la contractualisation interne,

- Réalisation d’audits en lien avec le responsable Facturation

 Le Contrôle de la cohérence du suivi financier et budgétaire :

L’Assistant du responsable de la facturation veille, en lien avec son responsable, à la cohérence du suivi financier correspondant aux recettes de soins et de prestations hôtelières de manière à ce que l’exercice budgétaire et sa clôture soient assurés de manière fiable, dans les délais. Il s’agit :

- D’assurer une maîtrise et une fiabilité de la facturation pour éviter les contentieux et la répétition des anomalies et erreurs de saisie ou de gestion,

- De mettre en place un suivi des délais de facturation pour que celle-ci soit la plus rapide possible.

Pour ce faire, L’assistant du responsable de la facturation peut être amené à travailler au sein des groupes de travail mis en œuvre au CHU de Lille.

2. L’encadrement des équipes placées sous sa responsabilité :

L’Assistant du responsable de la facturation définit et met en œuvre l’organisation du secteur dont il a la responsabilité.

Gestion du temps de travail des équipes, et notamment :

  • Gestion du planning des personnels,
  • Saisie dans le logiciel ARCHRONOS des informations prévisionnelles et réelles,
  • Centralisation des demandes de congés et absences diverses pour validation.

Notation et évaluation de ses équipes, en lien avec son responsable.

Formation : Relais du responsable de la facturation pour l’établissement du plan de formation (recueil des demandes et inscription aux stages et formations).

3. La gestion et la coordination de dossiers spécifiques :

La production de notes, rapports, comptes rendu et intervention au sein de réunions internes, en lien avec son responsable,

Le suivi des devis pour les patients étrangers et le suivi des dossiers dits « à risque financier », en lien avec son responsable,

Il assure l’intérim en cas d’absence du second assistant placé sous l’autorité de son responsable facturation.

Il travaille en étroite collaboration avec second assistant et le responsable facturation

Il est investi dans les projets institutionnels et les projets AFR (CDRI, dématérialisation du dossier administratif…)

Profil recherché

SAVOIR-FAIRE

Animer, mobiliser et entraîner une équipe,

Fixer des objectifs, analyser les résultats et mettre en place des plans d’actions,

Analyser et expliquer la réglementation à l’équipe,

Traiter les situations conflictuelles,

Elaborer des supports de communication,

Utiliser les logiciels dédiés à l’identification et la facturation : REFERENCE (GAM et/ou GEF-GIP-GML) et/ou OTALIA/SILLAGE, OPTIFACT

Utiliser les logiciels dédiés aux outils bureautiques : Excel, Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Connaître l’architecture logicielle relative à la facturation et la transmission des actes.

Connaître les modalités de saisie des actes dans les applications « métier » : CIRUS/MOLIS, DIAMIC, QDoc, Resurgence, CORA, Génois Rétrocession,

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS – SAVOIR ETRE

Forte capacité d’adaptation,

Sens développé des relations humaines et aptitude au dialogue,

Tact et discrétion,

Rigueur et méthode,

Gérer ses émotions, son stress,

Sens des responsabilités,

Sens de l’organisation,

Autonomie,

Disponibilité,

Capacité d’analyse et de synthèse,

Force de propositions et prise d’initiatives,

Rigueur et méthode

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

 

 

Le DIM, pour le suivi de la facturation et le contrôle de la cohérence, de la qualité, et de l’exhaustivité des données,

La Délégation du Système d’Information,

Les cadres gestionnaires des pôles,

Les cadres de santé des pôles,

Les assistants sociaux,

La Recette des Finances.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Expérience dans le domaine de la facturation et du management.

 

Assistant du responsable facturation H/F
CDI
59000 Lille