ASSISTANT(E) DU GROUPEMENT INTERREGIONNAL DE RECHERCHE CLINIQUE ET D’INNOVATION NORD-OUEST poste pérenne à 80 % H/F

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

• DIRECTION DE RATTACHEMENT : Direction de la Recherche et de l’Innovation du CHU de Lille
• METIER DE RATTACHEMENT : Assistant Administratif
• GRADE : Adjoint Administratif (catégorie C)
• SECTEUR D’AFFECTATION : Groupement Interrégionnal de Recherche Clinique et d’Innovation Nord-Ouest
• RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : Ne prend pas en considération les relations fonctionnelles
• Hiérarchique N+1 : Madame Céline BEAUVAL – Chargé(e) de missions du GIRCI Nord-Ouest
• Hiérarchique N+2 : Madame Brigitte COURTOIS – Directrice par intérim de la Direction de la Recherche et de l’Innovation du CHU de Lille

HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE:

TYPE DE ROULEMENT: Fixe

 BASE HORAIRE : 28 heures (80% sur une base à 35 heures)

CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES: 08h30 – 17h30 

  Le Groupement Inter régional de la Recherche Clinique et de l’Innovation (GIRCI) Nord-Ouest regroupe 2 grandes régions (Hauts de France et Normandie) avec ses 7 établissements pivots, à savoir les CHU d’Amiens, Caen, Lille et Rouen et les CLCC de Lille, de Caen et de Rouen.

 En lien avec la DGOS et le LEEM, le Groupement inter Régional de la Recherche Clinique et de l’Innovation (GIRCI) Nord-Ouest a pour mission générale de promouvoir au niveau de l'ensemble des acteurs de l'inter région une recherche clinique d'excellence fondée sur la performance des outils et des infrastructures; Ces outils et infrastructures ayant pour objet l'inclusion, la formation, la pédagogie, la qualité des procédures et la mise en place d'indicateurs.

A ce titre, le GIRCI a pour missions spécifiques:

- la formation/information des professionnels de recherche clinique ;

- l’aide à la réponse aux appels d’offres européens ;

- l’appui à la réalisation de certaines missions spécifiques du promoteur (assurance-qualité, monitoring, vigilance, élaboration et diffusion de grilles communes de coûts/surcoûts) ;

- le soutien à la participation des établissements de santé non universitaires aux activités de recherche ;

- la gestion de l’appel à projets PHRC interrégional (qualité des expertises scientifiques et de la prévention des conflits d’intérêt, échanges d’annuaires d’experts entre inter-régions encouragés, instruction annuelle d’appel à projets précisant les procédures de gestion du PHRC interrégional) ;

- le suivi des projets mis en œuvre dans l’inter région ;

- la mise en œuvre d’une unité d’évaluation médico-économique de l’inter région.

Ces missions pourront évoluer en fonction des orientations définies par la Direction Générale de l'Offre de Soins (DGOS).

 Rattaché(e) à la Chargé(e) de missions, vous participez à la bonne organisation des réunions, des instances, des appels à projets et des différentes actions du GIRCI Nord-Ouest.

 MISSION PRINCIPALE

• Assiste la chargé(e) de mission du GIRCI
• Accueil téléphonique
• Gestion des agendas
• Secrétariat, logistique et gestion administrative du groupement
• Rédaction de documents
• Archivage

TACHES PRINCIPALES

Assure l'accueil téléphonique et physique pour le GIRCI

Gestion des agendas de la cellule de coordination et d’animation du GIRCI

Gestion de la boite mail générique du GIRCI

Gestion administrative des appels à projets

• Suivi des appels à projets
• Réception et contrôle des dossiers déposés aux appels à projets du GIRCI
• Organisation, suivi, traitement et mise à jour des dossiers et des expertises
• Elaboration du dossier complet en fin de campagne de l’appel à projets
• Archivage

Gestion logistique des réunions, groupes de travail et divers : Convocation, réservation de salle, organisation de visioconférence, commande de plateaux repas et prestations café, réservation de véhicules ou de billets de train et préparation des ordres de mission

Organisation des différentes instances : CSEC, COPIL, Séminaire annuel:

• Préparation des dossiers pour les Comités Scientifiques et autres instances
• Réalisation des comptes rendus de réunions des instances du GIRCI

Participation à l’organisation de différentes manifestations (journées d’information, journées thématiques, journées de formation, etc., …)

Centralisation de retours divers (questionnaires d’évaluation, bilan d’activités, enquête, etc., …)

Suivi, mise en signature et archivage des conventions

• Gestion du matériel bureautique

• Participation à l’organisation de la continuité des activités

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

• Chargés(e) de Missions, Coordonnatrice Administrative, Coordonnateur Scientifique et Médical, Référents GIRCI
• Directeurs et Responsables médicaux des DRCI
• Professeurs et Médecins dans le cadre des appels à projets
• Coordonnateur de la cellule interrégionale de cancérologie
• DGOS
• Autres GIRCI nationaux
• Autres : pôles hospitaliers (cliniciens, pharmaciens,...)

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

• Direction de Rattachement : Direction de la Recherche et de l’Innovation du CHU de Lille
• Travail pour l’inter région Nord-Ouest (7 établissements)
• Lieu De Travail : CHU de Lille

FORMATIONS POSSIBLE POUR L’INTEGRATION SUR LE POSTE

 INTITULE FORMATION

DUREE FORMATION

DUREE ACCOMPAGNEMENT

Formation bureautique

2 jours

CONNAISSANCES ATTENDUES ET NIVEAU SOUHAITE

Techniques de secrétariat

Connaissances approfondies

Bureautique

Connaissances approfondies

Classement et archivage

Connaissances approfondies

Techniques de communication et relations interpersonnelles

Connaissances approfondies

Organisation et fonctionnement interne de l'établissement (connaissance fine du périmètre d’intervention : géographie, interlocuteurs)

Connaissances générales

SAVOIR-FAIRE

 En terme de savoir Faire

• Maitriser les outils informatiques (Word/Excel/Outlook/PowerPoint)
• Organiser et prioriser ses activités
• Renseigner les interlocuteurs
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports de façon autonome
• Évaluer la pertinence, la véracité des données et/ou informations
• Travailler en équipe pluridisciplinaire
• Définir un plan de classement

En terme de savoir être

• Discrétion
• Diplomatie
• Dynamique
• Sens de l’organisation
• Rigueur et précision
• Capacité rédactionnelle
• S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité d’adaptabilité et d’écoute

FORMATION INITIALE SOUHAITEE

 Diplôme de niveau BAC de type secrétariat ou assistanat de Direction

Administration et/ou Gestion des organisations

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

• Expérience dans des établissements hospitaliers publics
• Expérience dans la recherche clinique