ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

DIRECTION DE RATTACHEMENT : Direction de la Performance des Organisations

METIER DE RATTACHEMENT : Assistant(e) de Direction

SECTEUR D’AFFECTATION : Direction de la Performance des Organisations

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE :

• Hiérarchique N+1 : SAMADI Nathalie - Directrice

HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE:  

TYPE DE ROULEMENT: Fixe du lundi au vendredi

BASE HORAIRE : 39h

CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES: 8H/17H ou 8h30/17H30 ou 9H/18H

QUOTITE DE TEMPS DE TRAVAIL : 100 %

COMPOSITION DE LA DIRECTION DE LA PERFORMANCE DES ORGANISATIONS:  

1 Directrice, 1 Responsable conseil en organisation, 2 Conseillères en organisation, 4 Coordinatrices des Soins,1 Secrétaire gestionnaire,1 Assistante de Direction  

MISSIONS PRINCIPALES

De la Direction

Au sein du pôle pilotage et performance, la Direction Performance des organisations, est chargée de coordonner, piloter et/ou accompagner des projets de transformation des organisations hospitalières visant à améliorer le service rendu et la performance.

Elle est missionnée pour la mise en œuvre des chantiers prioritaires du projet d’établissement 2018-2022. Elle pilote des projets transversaux portant notamment sur la dématérialisation (démarche zéro papier et optimisation de la bureautique médicale), l’accueil, l’accessibilité et le virage ambulatoire. - équipe des « Coordonnatrices des Secrétariats Médicaux ».

Missions Principales de l'assistante de direction :

L’Assistante de Direction doit assurer la tenue, l’organisation et la gestion quotidienne de l’agenda de la Directrice de la Performance des Organisations et prendre en charge, pour l’ensemble de la Direction, l’organisation de réunions, réservations de salle, mises en forme de courrier, la diffusion des informations, la gestion des congés, formation, frais de déplacement.

TACHES PRINCIPALES

Organisation de la gestion quotidienne de l’agenda et des rendez-vous.

Organisation des réunions : élaboration d’un calendrier annuel, en lien avec les pilotes, pour les différents Comités de Pilotage – envoi de l’ordre du jour, des comptes rendus et des supports de présentation, préparation des reprographies, des fiches d’émargement, mise en place de liste de contacts. Réservation des salles de réunion et du matériel requis (PC, vidéo).

Réception, traitement et orientations des appels et messages téléphoniques.

Accueil physique et prise en charge des professionnels, des usagers et autre publics.

Gestion des congés et absences de l’équipe de la Direction.

Gestion des horaires réalisés et prévisionnels.

Gestion des courriers de la Direction Générale via GED ELISE.

Gestion des droits d’accès à l’espace partagé informatique pour la direction.

Classement et archivage numérique des documents sur l’espace partagé dans le respect des bonnes pratiques documentaires.

Gestion des déplacements (ordre de mission, réservation billets de transport ou véhicule CHU).

Gestion des fournitures de la Direction, matériels de bureau

Réalisation de commande de prestations hôtelières.

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

• Direction Générale et équipe de direction
• Direction des Ressource Numériques
• Direction des Affaires Financières
• Direction des Ressources Humaines
• Département de l’Information Médicales
• Direction des Pôles
• Direction des Soins
• Médecins
• Cadres de Santé

MOYENS TECHNIQUES MIS A DISPOSITION

 Poste informatique avec les logiciels de bureautique

FORMATION INITIALE REQUISE

Baccalauréat (filière secrétariat)

BTS Assistante de direction

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique

Expérience dans un secrétariat de direction souhaitée

Connaissance de l’environnement de la santé

SAVOIRS :

Connaissances approfondies :Word, Excel, Power point, Outlook, GEF, RisquaDoc,AR Chronos,  Techniques de communication, Techniques d’accueil physique et téléphonique, Techniques de secrétariats, Classement et archivage numérique

Connaissances détaillées : Organisation et fonctionnement interne de l’établissement

Connaissances générales : Droit hospitalier

SAVOIRS FAIRES

Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous

Gestion de l’agenda

Organiser et prioriser les activités de secrétariat

Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques

Organiser et classer des données numériques, des informations, des documents de diverses nature

Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à sa directrice

Rechercher et vérifier les éléments d’information auprès des interlocuteurs concernés

Maitriser les outils bureautiques, numériques ainsi que les outils métiers nécessaires (AR Chronos, Elise)

Mettre en forme des notes, diaporamas, documents et ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Travailler en équipe et en réseau professionnel

Avoir une aisance orale et un bon sens du contact

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

Sens du relationnel, de l’écoute, courtoisie et diplomatie

Rigueur, sens de l’organisation

Esprit d’équipe

Discrétion

Esprit d’initiative et de synthès

Sens de l’anticipation/réactivité

Dynamisme

Capacité d’adaptation

Attentive, disponible

Bienveillante