Assistant de direction pour la Fédération Hospitalière de France (F H/F
CDD
59000 Lille
Description du poste
Poste à pourvoir au sein de la Fédération Hospitalière de France (FHF) les locaux se situent dans l'enceinte du CHU.
Type de contrat : CDD de 5 mois suite au remplacement d'un congé maternité
Grade : Adjoint des cadres
Composition de l'équipe : Une Secrétaire Général, 2 chargé.e.s de mission et 1 Assistant de direction)
Missions :
- Gestion des dossiers en étroite collaboration avec la Secrétaire Générale, le Président, les Vices Présidents, les Administrateurs, les adhérents de la FHF Hauts de France et l‘équipe permanente.
- Secrétariat de l’association :
- Accueil téléphonique, physique, et information,
- Administration de réunions,
- Gestion des réservations de salle et de la logistique des réunions (pauses,participations, badges,…)
- Gestion des plannings (rendez-vous, agendas,…), et du calendrier des nombreuses réunions,
- Relance des participants
- Gestion et suivi des différents listings et des fichiers des Adhérents,
- Gestion et suivi des désignations des représentants FHF auprès de divers organismes,
- Gestion, répartition et suivi des communications et des messages,
- Gestion, saisie, suivi et classement des courriers, des dossiers et de la documentation,
- Travaux de rédaction et de compte-rendu,
- Coordination de la gestion comptable :
- Gestion quotidienne et suivi des factures, des comptes et du budget de l’association,
- Lancement, contrôles et suivi des cotisations des adhérents,
- Suivi bancaire,
- Coordination de la gestion ressources humaines de l’association :
- Gestion de la coordination des payes, des congés, des frais de déplacements, des déclarations sociales, de la formation, de la mutuelle collective, …
- Travaux périodiques :
- Préparation, transcription et suivi des instances : Assemblées Générales, Conseils d’Administration, Bureaux…
- Préparation de l’organisation des groupes de travail FHF…
- Travaux ponctuels :
- Préparation des élections, de la cérémonie des vœux, de congrès et événements FHF…
Profil recherché
Savoir :
- Dynamisme, et Contact aisé,
- Réactivité, et Initiative personnelle,
- Polyvalence, Organisation, et Sens des priorités,
- Disponibilité, et Autonomie,
- Rigueur et Précision,
- Compétences rédactionnelles,
- Esprit d’équipe
Compétences :
- Excellente maîtrise des outils informatiques, bureautiques, de visioconférences et des réseaux sociaux : Windows, (Word, Excel, Outlook, Power point, …)
- Maîtrise de la comptabilité (en lien avec l’expert-comptable, le commissaire aux comptes,l’organisme de paye, les organismes sociaux)
Diplôme : BTS secrétariat ou autres