Assistant de direction pour la Fédération Hospitalière de France (F H/F

Poste à pourvoir au sein de la Fédération Hospitalière de France (FHF) les locaux se situent dans l'enceinte du CHU. 

Type de contrat : CDD de 5 mois suite au remplacement d'un congé maternité

Grade : Adjoint des cadres

Composition de l'équipe : Une Secrétaire Général, 2 chargé.e.s de mission et 1 Assistant de direction)

Missions : 

• Gestion des dossiers en étroite collaboration avec la Secrétaire Générale, le Président, les Vices Présidents, les Administrateurs, les adhérents de la FHF Hauts de France et l‘équipe permanente. 

- Secrétariat de l’association : 

• Accueil téléphonique, physique, et information,
• Administration de réunions,
• Gestion des réservations de salle et de la logistique des réunions (pauses,participations, badges,…)
• Gestion des plannings (rendez-vous, agendas,…), et du calendrier des nombreuses réunions,
• Relance des participants
• Gestion et suivi des différents listings et des fichiers des Adhérents,
• Gestion et suivi des désignations des représentants FHF auprès de divers organismes,
• Gestion, répartition et suivi des communications et des messages,
• Gestion, saisie, suivi et classement des courriers, des dossiers et de la documentation,
• Travaux de rédaction et de compte-rendu,

- Coordination de la gestion comptable :

• Gestion quotidienne et suivi des factures, des comptes et du budget de l’association,
• Lancement, contrôles et suivi des cotisations des adhérents,
• Suivi bancaire,

- Coordination de la gestion ressources humaines de l’association :

• Gestion de la coordination des payes, des congés, des frais de déplacements, des déclarations sociales, de la formation, de la mutuelle collective, …

- Travaux périodiques :

• Préparation, transcription et suivi des instances : Assemblées Générales, Conseils d’Administration, Bureaux…
• Préparation de l’organisation des groupes de travail FHF…

- Travaux ponctuels :

• Préparation des élections, de la cérémonie des vœux, de congrès et événements FHF…

Savoir : 

• Dynamisme, et Contact aisé,
• Réactivité, et Initiative personnelle,
•  Polyvalence, Organisation, et Sens des priorités,
•  Disponibilité, et Autonomie,
•  Rigueur et Précision,
•  Compétences rédactionnelles,
•  Esprit d’équipe

Compétences : 

• Excellente maîtrise des outils informatiques, bureautiques, de visioconférences et des réseaux sociaux : Windows, (Word, Excel, Outlook, Power point, …)
•  Maîtrise de la comptabilité (en lien avec l’expert-comptable, le commissaire aux comptes,l’organisme de paye, les organismes sociaux)

Diplôme : BTS secrétariat ou autres