Annuler

Collaborateur administratif

Intérim
8900 Ieper
KONVERT INTERIM

Description du poste

Onze klant in Ieper zoekt een allround administratief bediende.

Onthaal & receptie algemeen

Je bent het eerste aanspreekpunt voor leveranciers, vertegenwoordigers, transporteurs, bezoekers,...

en ook alle inkomend telefoonverkeer wordt door jou behandeld en gefilterd.

Je bent m.a.w. dus hét visititekaartje van het bedrijf en zorgt ervoor at de collega's en directie zo efficiënt mogelijk kunnen werken zonder tijd te moeten verliezen aan niet prioritaire calls en/of bezoeken.

Verzendingen & ontvangen van pakketten koerierdienst 

Je bent verantwoordelijk voor het versturen en ontvangen van alle pakjes van leveranciers of voor klanten & prospects.

Als collega, die verantwoordelijk is voor het magazijnbeheer afwezig is, heb je geen schrik om zelf de chauffeurs te helpen bij het laden en lossen om te zorgen dat ze ofwel de juiste lading/goederen afzetten of meenemen.

Aankoop

Je bestelt dagelijks/wekelijks...alle grondstoffen en verwerkt ook alle inkomende facturen, na controle, in het digitaal boekhoudsysteem.

Je volgt de voorraad proactief op, monitort de leveringen die moeten binnen komen en zorgt ervoor dat de productie nooit stil valt door een stockbreuk.

Je doet dit niet alleen voor alle grondstoffen om wafels te maken maar ook voor alle verpakkingsmateriaal.

Debiteuren

In opdracht van de office manager neem je contact met klanten i.v.m. de status van hun betaling(en) 

Transport & logistiek

Op aangeven van de office manager plan je de transporten in en monitor je continu welke transporteur wanneer moet langskomen om wat op te halen of te leveren.

Wanneer een transporteur zich niet aanmeldt op het aangekondigde of gevraagde tijdstip dan neem je pro-actief contact met de transportfirma. 

Je houdt ook je collega, die het magazijnbeheer doet, "real time" op de hoogte.

Wil een klant weten hoeveel verpakkingen, dozen er op een bepaald type pallet kunnen geplaatst worden, dan ben jij diegene die met de online tool "on pallet" heel vlug simulaties kan maken.

Ad hoc administratieve ondersteuning 

Je bent ook zowel de rechter- & linkerhand van de office manager en zorgt voor continuïteit van alle essentiële taken wanneer de office manager afwezig is.

  • Je wordt in je functie aangestuurd en gecoacht door de office manager die de algemene verantwoordelijkheid draagt van de administratieve flow van het bedrijf.

Profil recherché

- Minstens secundair onderwijs richting handel/kantoor of hoger onderwijs of gelijk gesteld door ervaring.
- Zeer vlot meertalig zowel spreken als schrijven: NL-FR-E/ kennis van D of andere talen is een pluspunt.
- Minimum 3 jaar effectieve werkervaring in een gelijkaardige functie.
- Vlot aan de telefoon (inkomend en uitgaand telefoonverkeer)
- Goede kennis van MS Office
- Nauwkeurig, gevoncentreerd en zeer accuraat werken is een evidentie
- Goede basiskennis boekhouden - ervaring met Expert M is een pluspunt
- Basiskennis van ERP-software
- Pluspunt: kennis en ervaring van CODA-box, BiltoBox
- Je bent zeer leergierig en bent een echte hands on "problemsolver"
- Je hebt een ongeloofelijke drive en positieve ingesteldheid
- Collegialiteit en respect voor anderen draag je hoog in je vaandel

Collaborateur administratif
Intérim
8900 Ieper