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Sécrétaire d'Antenne H/F

CDD
62300 Lens
Maisons & Cités

Description du poste

Intégré(e) au sein de notre antenne de Lens, vos missions seront les suivantes :

1. Assister le hiérarchique :

- Préparer les dossiers techniques à partir d'instructions précises.
- Préparer l'organisation des réunions de travail.
- Assurer la transmission d'informations et de directives aux collaborateurs directs.
_ Gérer et mettre à jour les tableaux de suivi de l'activité de l'Antenne et des tableaux de bord.
- Gérer l'agenda électronique ou papier de son hiérarchique en assurant les prises de Rendez vous internes ou externes (RDV, déplacements, réunions, réservations diverses, …) et/ou des collaborateurs.

2. Assurer l'accueil téléphonique et physique :

- Réceptionner, transmettre et filtrer les appels téléphoniques de son hiérarchique.
- Assurer la prise et la transmission des messages en cas d'absence
Physique
- Assurer l'accueil physique des clients, entreprises et fournisseurs en cas de besoin.

3. Assurer la gestion des documents :

- Rédiger, frapper et mettre en forme divers documents (lettres, notes, tableaux de bord…)
- Assurer la gestion du courrier de l'Antenne interne/externe en arrivée (enregistrement, tri, diffusion).
- Définir, mettre en place et contrôler les procédures d'émission des courriers.
- Sauvegarder, classer et archiver tous documents traités en Antenne.
- Gérer le pointage de l'Antenne pour transmission à l'agence.
- Gérer les consommables (fournitures de bureau, commande et stock).
- Assure le reporting des congés.

Profil recherché

Bac+2 dans le domaine du secrétariat associé à une première expérience significative

Informations supplémentaires

Une double compétence est exigée : maîtrise des techniques du secrétariat et connaissance des techniques du bâtiment.
Un excellent sens du relationnel
De réelles capacités d'analyse, d'organisation et d'autonomie sont requises.

Sécrétaire d'Antenne H/F
CDD
62300 Lens