Offre : Secrétaire de la conférence des présidents de CME de CHU H/F

CHRU DE LILLE

CHRU DE LILLE

/ 59000 Lille
Référence de l'offre : 323629
Offre déposée le : 16/12/2018
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Description du poste

Le poste est à temps plein ou à 80%

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL 

  • DIRECTION DE RATTACHEMENT: CME
  • METIER DE RATTACHEMENT: Secrétaire de Direction
  • GRADE: agent ou adjoint des cadres
  • SECTEUR D’AFFECTATION: Conférence des PCME de CHU
  • RATTACHEMENT HIERARCHIQUE:
    • Hiérarchique N+1 : Mme Defever
    • Hiérarchique N+2 : M le Pr Pruvot

 HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE:

  • TYPE DE ROULEMENT: Fixe
  • BASE HORAIRE : 35h
  • CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES: 8h30 – 17h30

 MISSIONS PRINCIPALES

Le secrétariat a pour mission d'assurer une permanence fiable et efficace en matière d'activité quotidienne auprès du Président de la Conférence.

La secrétaire assure les fonctions de gestion des agendas, d'organisation de réunions et réservation du matériel nécessaire, organisation des RDV et des déplacements. Elle assure également le suivi et le classement des dossiers du Président et du cadre administratif.

Elle organise la réunion mensuelle des représentants de la conférence

 TACHES PRINCIPALES

- Organisation de la réunion mensuelle de la Conférence (élaboration de l’ordre du jour, centralisation des présentations, dactylographie des compte-rendu).

- Accueil téléphonique (prise de messages, filtrage, orientation des appels, informations) ;

-  Interface avec les tutelles ;

-  Gestion de l'agenda du Président et du cadre administratif : organisation de rendez-vous, de réunions ;

-  Préparation des dossiers ;

-  Organisation des déplacements ;

-  Gestion du courrier;

-  Gestion électronique des documents (Logiciel GED ELISE) ;

-   Frappe de courriers, mise en forme de PowerPoint, de notes et différents documents ;

- Classement.

 

Profil recherché

SAVOIR-FAIRE

-      Bonne maîtrise des outils bureautiques du CHRU (Word, Powerpoint, Excel, Outlook) ;

-      Aisance rédactionnelle

-      Capacités de prises de notes ;

-      Organiser un classement performant ;

-      Gérer les appels téléphoniques nombreux et parfois sensibles ;

-      Gérer les agendas et les synchroniser ;

-      Savoir hiérarchiser et prioriser les rendez-vous ;

-      Discrétion, courtoisie et diplomatie au téléphone et en présence des visiteurs ;

-      Discernement pour apprécier l'opportunité des demandes de RDV ;

-      Capacité d'initiative ;

-      Disponibilité ;

-      Assiduité ;

 SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

Sens du relationnel et de l'écoute.

 RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

  • Membres de la Conférence des Présidents de CME de CHU
  • Tutelles et organismes nationaux

 EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Secrétariat de Direction

 

Contrat CDI
Date de début Dès que possible
Localisation 59000 Lille
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