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Gestionnaire de Ressources pour la Direction de la recherche et de l'Innovation H/F

Fonction Publique
59000 Lille
CHU DE LILLE

Description du poste

poste à pourvoir sous statut de la FPH ou en CDI sur le grade d'Adjoint des Cadres (catégorie B)

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

 

DIRECTION DE RATTACHEMENT : Direction de la recherche et de l’innovation (DRI) - CHU Lille

METIER DE RATTACHEMENT : Assistant administratif

HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE:

CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES: 9h-18h    

 

Le gestionnaire ressources travaille en étroite collaboration avec la responsable administrative et financière et la responsable des ressources humaines. Le gestionnaire ressources assure le suivi financier et la gestion des ressources humaines d’un portefeuille de projets de recherche.

TACHES PRINCIPALES

Comptabilité quotidienne, opérations comptables 

  • Flux dépenses : passation des commandes, transmission des demandes, comptabilisation des charges (liquidation, mandatement)

 

  • Gestion des commandes : contrôle budgétaire, saisie dans GEF des commandes, impression du document validation des crédits, mise en parapheur pour visa du RAF, secrétariat
  • Gestion des autres demandes financières : contrôle budgétaire, saisie dans GEF des demandes financières, transmission à la direction gestionnaire et au demandeur
  • Commande dans GEF des fournitures des structures

 

  • Régularisation des factures : tri par catégorie, transmission de l’information à la société partenaire (si problématique), traitement des documents et des pièces à joindre, mise en parapheur pour visa du RAF
  • Liquidations : saisie dans GEF des liquidations, scan de liquidation, préparation pour le mandatement, traitement des rejets de régularisations, ordre de paiement
  • Mandatement : vérification de la liquidation, édition mandats et/ou ">Comptabilité clôture

    • Clôture exploitation : recensement des dépenses non soldés en fin d’année, inscription sur le tableau DENM, transmission pour validation DRFI
    • Clôture immobilisations : récupération des informations par le BO et vérification avec la DRFI, création des fiches GEF, demande de création des fiches GEF à la DRFI pour les brevets inconnus
    • Passation des écritures de clôture : DENM, amortissements (fiche inventaire)

     

    Outil comptable

    • Alimentation et maintien de la base bilan
    • Mise à jour et édition de la cartographie « projet »
    • Réception et fléchage des dépenses
    • Ecritures extracomptable sur la base bilan

     

    Mise en œuvre financière

    • Contrôle des surcoûts internes et externes
    • Cadrage des modalités financières de contractualisation en fonction de l’éligibilité des dépenses
    • Mise en œuvre financière des recettes non affectés
    • Gestion des dons : compléter code projet + UF, informer l’investigateur, transmission de la décision au fonds de dotation et à la DRFI
    • Cadrage des réunions de mise en œuvre financière
    • Orientation des chercheurs sur le volet des dépenses

    Montage financière

    • Schémas de maintien à l’équilibre : transfert du budget d’équipe à équipe

     

    Bilan comptable du projet, de la structure, de l’activité

    • Bilan et suivi financier: gestion prospective (sécurisation des crédits)
    • Recueil et traitement des demandes de bilan financier des investigateurs
    • Transmission des bilans financiers à la trésorerie pour validation
    • Gestion du portefeuille de projets financé par le Conseil Régional : établissement des binas financier, suivi et des échéances, rétroplanning
    • Contrôle des dépenses avec les ARC, les ARC coordonnateurs, les project managers, les investigateurs
    • Gestion des sommes à percevoir : contact auprès des organismes financeurs

    Suivi de l’exécution budgétaire

    • Recueil des demandes des services en matière de gestion RH (1er niveau d’interlocuteur) et vérification du support budgétaire pour toute demande RH
    • Prise en charge des demandes de recrutement, changement d’affectation, remplacement
    • Contrôle équilibre budgétaire vs comptable
    • Communication des circuits : information et rappel des procédures de mise en œuvre des projets d’engagement des dépenses
    • Conseil financier auprès des project managers, des ARC coordonnateurs et autres
    • Contrôle budgétaire des demandes d’affectation de personnel sur projet ou par service

    Recrutement

    • Demande de recrutement : publication de poste sur des sites de recrutement, BEV
    • Gestion des candidatures (CV et LM) : réception des candidatures et transmission aux équipes chercheurs
    • Saisie de la demande de recrutement dans share point

     

    Suivi des effectifs et Carrière

    • Prolongations ou arrêt de contrat : réception des questionnaires d’évaluation et demande de la prolongation des contrats à la DRH ; réception et traitement des démissions et des fins de mission
    • Cadrage des affectations en lien avec le contrôleur de gestion dans son secteur
    • Suivre la mobilité des agents : changement d’affectation
    • Mise à jour des tableaux de suivi RH
    • Réception et traitement des démissions et des fins de mission
    • Mise en conformité des affectations RH avec les codes financement
    • Aide et accompagnement des agents dans le cadre de la préparation des dossiers de candidature pour les Commissions de Métiers et CDI
    • Communication des résultats des commissions aux candidats

    Evaluation

    • Réception des questionnaires d’évaluation et demande de la prolongation des contrats à la DRH

    Autres missions et tâches

    •  Mise à jour du TDE RH et de la cartographie du personnel de la recherche
    • Analyse de la pertinence du recrutement, du profil et de la candidature avec responsable RH
    • Analyse de la pertinence de la mobilité avec responsable RH
    • Participer, orienter, accompagner les services dans la rédaction des profils de postes en lien avec responsable RH
    • Identification du besoin, recensement, réception et distribution
    • Rédaction, contrôle et respect des procédures dans son champ de compétences

Profil recherché

SAVOIR-FAIRE

Connaître les règles de comptabilité publique.

Maitrise de l’outil Excel – niveau expert

Savoir rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement.

Analyser un projet afin d’identifier les coûts, les incidences budgétaires et les chiffrer.

Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine.

Conseiller et orienter les choix d’une personne ou d’un groupe, relatifs à son domaine de compétence.

Rédiger un compte –rendu des réunions concernées.

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

Placé en interface avec des interlocuteurs différents, il est attendu du gestionnaire ressources une aisance relationnelle permettant de répondre aux sollicitations des différents intervenants.

Dans un cadre en plein développement, le dynamisme et la proactivité du gestionnaire ressources favoriseront une adaptation rapide et efficace.

Afin de gérer le portefeuille de projets confié au gestionnaire ressources, il est attendu un grand sens de l’organisation et une rigueur professionnelle éprouvée.

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

Les investigateurs et chercheurs du CHRU de Lille ;

Les différents pôles de la Direction (promotion, investigation,aide au pilotage, partenariat académique et industriel et autres);

Les partenaires et les financeurs de la Direction de la recherche et de l’innovation du CHRU de Lille (Université Lille 2 ;

Inserm, INSA, Conseil régional, etc.).

Le Département des ressources financière, Département des ressources humaines et Département des Affaires Médicales Hospitalo-Universaire.

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

 Aisance informatique : usage avancé du logiciel Excel et récupération de données (Business Object et autres).

FORMATION INITIALE REQUISE

 (BAC +2/3) en comptabilité ou gestion RH.

Gestionnaire de Ressources pour la Direction de la recherche et de l'Innovation H/F
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59000 Lille