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Gestionnaire administratif Gestion des effectifs des pôles et des carrières médicales H/F

Fonction Publique
59000 Lille
CHRU DE LILLE

Description du poste

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

  • DIRECTION DE RATTACHEMENT: Direction des affaires médicales et hospitalo-universitaires
  • METIER DE RATTACHEMENT: Gestionnaire administratif
  • GRADE: Adjoint administratif
  • SECTEUR D’AFFECTATION: Secteur Gestion des effectifs des pôles et des carrières médicales
  • RATTACHEMENT HIERARCHIQUE:
    • Hiérarchique N+1 : Mme Marie EL MOUJAHID
    • Hiérarchiques N+2 : Mme Hélène VAAST – Mme Isabelle PARENT

  HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE:

  • CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES: 8h/17h – 8h30/17h30

 MISSIONS PRINCIPALES

Gestion et suivi des effectifs de plusieurs pôles ; ainsi que des situations individuelles pour le personnel médical du CHU de Lille.

Référence statutaire relative au personnel médical à nationalité et/ou diplôme étranger et au personnel médical contractuel sur statut de praticien attaché (expertise relative aux candidatures et démarches administratives spécifiques, communication d’informations spécifiques au statut auprès des collaborateurs).

TACHES PRINCIPALES

Gestion intégrée par pôle des carrières du personnel médical hospitalier et hospitalo-universitaire; contractuel et titulaire : Rôle de référent (conditions de recrutements, positions statutaires, déroulé et fin de carrière).

Accueil physique et téléphonique du personnel médical.

Assurer la gestion administrative des recrutements, nominations, positions statutaires, mouvements :

Recueil et contrôle des éléments constitutifs du dossier administratif,

Saisie et mise à jour des données administratives individuelles (logiciel et dossier papier),

Classement des documents et des dossiers individuels,

Mise à jour du suivi partagé des Entrées, Sorties, modifications de statut, quotité, échelon et de l’échéance de mise en œuvre paie.

Optimiser la circulation des informations relatives à chaque situation et/ou dispositif au sein du service et auprès de l’encadrement.

Suivi et mise en œuvre des mouvements du personnel médical liés aux différents dispositifs Institutionnels, Régionaux et Nationaux (notamment Post-internat, Révisions des effectifs Hospitalière et Hospitalo-Universitaires).

Rédaction de courriers relatifs aux situations individuelles.

Rédaction de fiches de synthèse individuelles à destination de la Direction (entretiens de recrutement et de sortie, demandes particulières de relevé de carrière).

Anticiper la gestion des situations individuelles en collaboration avec l’assistant en charge des effectifs (supports budgétaires).

Mise en œuvre des contrôles relatifs à l’avancement, mouvements, échéances de contrats, positions statutaires.

TACHES SPECIFIQUES

Mise en œuvre des mesures d’attractivité institutionnelles, régionales et nationales relatives à la carrière du personnel médical dont la discipline est considérée en tension.

Veille juridique au sein du service.

Instruction des demandes/situations spécifiques auprès de l’interlocuteur dédié (CNG, ARS, DGOS, CNOM etc.) et plus particulièrement en lien avec la référence statuaire : OFII, Préfecture et DIRECCTE.

Participation à la mise à jour, des documents diffusés au public et aux procédures du service, en lien avec la référence statutaire

Profil recherché

SAVOIR-FAIRE

Utiliser les logiciels dédiés à la gestion des ressources humaines : MRH (saisie des éléments relatifs au recrutement et carrières)

Utiliser les logiciels dédiés aux outils bureautiques : Excel

Identifier, collecter et structurer les informations administratives sous forme de tableaux et listes.

S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes ;

Travailler en équipe (administrative et soignante) ;

Etre polyvalent sur les dispositions générales relatives à l’ensemble des statuts;

Organiser le classement des dossiers ;

Identifier / analyser les situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et en alerter l’encadrement ;

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;

Etre force de proposition dans la gestion par pôle

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS – SAVOIR ETRE

Forte capacité d’adaptation ;

Sens développé des relations humaines et de l’écoute des usagers ;

Tact et discrétion ;

Rigueur et méthode ;

Gérer ses émotions, son stress 

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

Personnel médical

Instances

Conseil de l’ordre des médecins

Etablissements extérieurs

Centre National de Gestion

Agence Régionale de Santé

Conseil Régional

Direction générale de l’offre de soins

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

Suppléance et polyvalence au sein du service sur la gestion de carrières du personnel médical.

Suppléance à la préparation des Commissions Post Internat, Révisions des effectifs, Instances.

FORMATION INITIALE REQUISE

Diplôme de niveau V

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Expérience dans le domaine de l’administration médicale

DUREE ACCOMPAGNEMENT

Formation statuts du personnel médical : 2 jours

tutorat : 1 mois

Gestionnaire administratif Gestion des effectifs des pôles et des carrières médicales H/F
Fonction Publique
59000 Lille