Offre : Assistant Administratif Gestion des Effectifs et des Carrières Médicales H/F

CHRU DE LILLE

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/ 59000 Lille
Référence de l'offre : 323631
Offre déposée le : 16/12/2018
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Description du poste

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

  • DIRECTION DE RATTACHEMENT: Département des affaires médicales et hospitalo-universitaires
  • METIER DE RATTACHEMENT: Assistant administratif
  • GRADE: Adjoint des cadres catégorie B
  • SECTEUR D’AFFECTATION: Secteur Gestion des effectifs des pôles et des carrières médicales
  • RATTACHEMENT HIERARCHIQUE:
    • Hiérarchique N+1 : Mme Marie EL MOUJAHID
    • Hiérarchiques N+2 : Mme Hélène VAAST – Mme Isabelle PARENT

 HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE:

  • TYPE DE ROULEMENT: fixe
  • BASE HORAIRE : 100%
  • CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES: 8h/17h – 8h30/17h30

 MISSIONS PRINCIPALES

Suivi des effectifs par pôle et par statut en lien avec les gestionnaires en charge de la gestion des effectifs des Pôles et des situations individuelles.

Communication d’informations spécifiques aux effectifs auprès des collaborateurs.

Soutien au cadre responsable du secteur gestion des effectifs des pôles et des carrières médicales dans le traitement des dossiers et l’encadrement de l’équipe (3 gestionnaires).

  TACHES PRINCIPALES

  • Mise à jour des tableaux de bord des effectifs médicaux par pôle et validation de la mise à jour des données sur le logiciel dédié à la gestion des ressources humaines 
  • Suivi des besoins et analyse de l'opportunité d'utilisation des supports budgétaires disponibles au sein du pôle
  • Assurer le lien avec le secteur Rémunération du Département pour mise à jour des informations relatives aux conventions de temps partagé et avancements de carrières
  • Gérer la mise en œuvre opérationnelle des réformes et organiser les impacts sur les pratiques au sein du secteur
  • Elaboration et mise à jour de documents type et de fiches statuts

-   Centraliser les échéances statutaires relatives au personnel non titulaire (Praticien Attaché, CER), aux réductions d'activité, au personnel en position de mobilité et en alerter l’encadrement

-    Centraliser les échéances de présentations en Commission Médicale d’Etablissement

-    Suivi des transferts de vacations Personnel Médical/Personnel Non Médical

-    Organiser le reporting quadrimestriel des tableaux de bord aux pôles

  • Organiser les revues annuelles des effectifs médicaux
  • Organiser l’archivage des dossiers individuels
  • Optimisation de la circulation des informations entre l’encadrement du département des affaires médicales et hospitalo universitaires et les gestionnaires relatives à chaque situation et/ou dispositif.

 TACHES SPECIFIQUES

  • Prise en considération du contexte et enjeux relatifs aux actions mises en œuvre pour répondre au problème de démographie médicale notamment l’élargissement des possibilités de post-internats offerts pour rattraper une partie du retard structurel régional : CCU Région, Assistant CHU et ATP
  • Prise en considération du développement des coopérations impactant sur le suivi individuel des praticiens et des relations avec les pôles
  • Prise en considération des objectifs au regard du projet social du personnel médical

Profil recherché

SAVOIR-FAIRE

 Utiliser les logiciels dédiés à la gestion des ressources humaines : MRH (saisie des éléments relatifs au recrutement et carrières)

Utiliser les logiciels dédiés aux outils bureautiques : Excel

Identifier, collecter et structurer les informations administratives sous forme de tableaux et listes.

S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes ;

Travailler en équipe (administrative et soignante) ;

Etre polyvalent sur les dispositions générales relatives à l’ensemble des statuts;

Organiser le classement des dossiers ;

Identifier / analyser les situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et en alerter l’encadrement ;

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ;

Etre force de proposition dans la gestion par pôle

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS – SAVOIR ETRE

Forte capacité d’adaptation ;

Sens développé des relations humaines et de l’écoute des usagers ;

Tact et discrétion ;

Rigueur et méthode ;

Gérer ses émotions, son stress 

 RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

Personnel médical

Etablissements extérieurs

ARS

Conseil Régional

CNG

Ministère des Affaires sociales, de la Santé et des droits des femmes

 CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE

Etre polyvalent avec l’ensemble des gestionnaires en charge de la Gestion et du suivi des effectifs de l’ensemble des Pôles et des situations individuelles.

 FORMATION INITIALE REQUISE

Diplôme de niveau IV (Baccalauréat)

 EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Expérience dans le domaine de l’administration médicale.

Contrat CDI
Date de début Dès que possible
Localisation 59000 Lille
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