Dossier : Le kick-off pour améliorer la gestion de projet

Le kick-off est une expression qui désigne une opération de lancement d’un produit ou d’une marque par une entreprise. C’est aussi le signal de départ des opérations autour d’un événement important.

Cependant le kick-off n’est pas un simple séminaire d’entreprise où les responsables parleront inlassablement des objectifs à atteindre avec tel ou tel produit. C’est un moment d’échange entre les membres d’une équipe qui a lieu à l’extérieur du cadre de l’entreprise. Cette rencontre dure toute une journée avec des activités physiques, manuelles ou encore artistiques.

L’OBJECTIF DU KICK-OFF

L’objectif est de créer une dynamique autour d’un projet bien défini, en mettant en place un programme qui régira toute la journée. Ce programme est créé à partir d’un fil rouge fournit par le responsable de service à l’organisateur de la journée. Il est plus avantageux de laisser l’organisation à une personne extérieure à l’équipe, afin que tout le monde découvre la journée en même temps. Si vous avez un petit budget, les responsables des Ressources Humaines de votre entreprise peuvent s’en occuper. Donnez-leur le budget, le fil rouge de la journée et ils se chargeront du reste. Le programme doit être dynamique et permettre à tout le monde de s’exprimer sur les différentes méthodes abordées pour le produit ou la marque qui doivent être lancés. De plus, les rôles de chacun sont définis lors du kick off, ainsi que le calendrier et la périodicité.

Pour un kick-off efficace, le lieu est important. Il faut privilégier un espace calme, en plein air, afin que les collaborateurs s’évadent en passant une journée hors de l’entreprise. Favorisez les périodes où le froid n’est pas encore présent, le soleil est toujours une source de joie et de bonne humeur. De ce fait les collaborateurs seront plus enclins à participer aux différentes activités et plus ouverts à partager leurs points de vue.

Les avantages du kick-off en tant que responsable de service :

Le kick-off permettra à vos collaborateurs de vous voir sous un autre jour, car vous découvrirez les activités et le programme de la journée en même temps. D’une part, cela permet de renforcer la confiance qu’ils ont en vous ou même d’en créer une si ce n’était pas le cas. D’autre part, cela permet à vos collaborateurs de voir que vous pensez à leur bien-être avec une journée hors du bureau. De plus, l’atmosphère chaleureuse et dynamique générée par la sortie permet à certains qui n’ont pas l’habitude de s’exprimer de donner de la voix et de présenter leurs idées.

C’est aussi un moyen de demander à vos collaborateurs leur avis sur vos méthodes de management, sur ce qu’ils souhaiteraient améliorer, etc. C’est une journée pour lancer de nouvelles techniques de travail sur le projet fraîchement né. Notez bien que les temps de paroles sont distribués par l’organisateur de la journée. Ainsi, les employés n’ont pas peur de s’exprimer. Cet intervenant donnera un avis extérieur et complètement objectif, sur la vie de l’équipe.

Pour vous en tant que collaborateur :

Le kick-off vous permet de sortir de votre espace quotidien de travail, c’est une bouffée d’air frais. Les liens entre les collaborateurs sont resserrés. C’est aussi le moment de présenter des méthodes que vous souhaitez appliquer au produit ou à la marque qui va sortir. C’est une occasion de sortir de la boîte et de présenter toutes les idées que vous aviez depuis un moment en tête. Votre responsable de service étant considéré comme un collaborateur, c’est le moment de lui faire part de vos idées et des changements que vous souhaitez apporter. Le kick-off étant en dehors de l’entreprise, c’est le lieu et le moment de proposer de la nouveauté. Cette journée pleine d’activités diverses renforce les liens entre le responsable de service et le collaborateur.

Pour résumer les kick-off favorisent l’appropriation d’un projet par les collaborateurs concernés, s’assure de la compréhension et de la participation de tout un service sur un projet, de crédibiliser le responsable de service et enfin de repartir sur des bonnes bases, grâce au temps de parole et à l’expression des besoins de tous.